Yemek alım ihalesinde örnek haftalık menü ve önemli bileşenler belirtilmeden aşırı düşük açıklaması istenmesi mevzuata aykırılık teşkil eder mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Başvuruya ilişkin olarak 2014/54sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı, resmi dairelerce ilan edilen, internet üzerinden de teyit edilebilen belgelerle açıklama yapılmasının Kamu İhale Genel Tebliği'ne uygun olduğu, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında amortisman giderinin önemli bir maliyet bileşeni olarak belirtilmediği, buna rağmen amortismana ilişkin yaptıkları açıklamanın mevzuata uygun olduğu, ihale komisyonunun aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli maliyet bileşenlerini tespit etme yükümlülüğü bulunduğu ve bu yükümlülük çerçevesinde açıklamaların değerlendirilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

                      Başvuru konusu ihaleye ait İdari ş�artname'nin “İhalenin konusu işe ilişkin bilgilerâ€� başlıklı 2'nci maddesinde işin adı; “Dokurcun Çok Programlı Lisesi Sıcak Öğle Yemeği İhalesiâ€�olarak belirlenmiş olup anılan ş�artname'nin ekinde işin miktarı ve türü tablo halinde,

                      şeklinde gösterilmiştir.

                      Aynı ş�artname'nin “Teklif fiyata dahil olan giderlerâ€� başlıklı 25'inci maddesinde de, “… 25.3.Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

                      25.3.1. Ulaşım, servis, sigorta vergi, resim ve harç giderleri yükleniciye ait olup, teklif bedelinin dışında herhangi bir ad altında idareden herhangi bir ödeme talebinde bulunulmayacaktır…â€� düzenlemesine yer verilmiştir.

Teknik ş�artname'nin 2'nci maddesinde “Akyazı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünün Merkez İlçede Bulunan Taşıma Merkezi Okullarındaki taşımalı öğrencilerin 2013-2014 öğretim yılı yemek ihtiyacını her türlü malzeme dâhil verilen menüye göre yüklenici firmanın kendi mutfağında pişirerek taşıma merkezi okullara taşıması, taşımalı okullarda dağıtımı ve dağıtım sonrası hizmetleri (Bulaşık yıkama, yemekhane veya sınıfın temizliği vb ile yemek bulaşık artıklarının okuldan götürülmesi) işi tamamen firmaya ait olmak üzere yapılacaktır.

a) Yemek haftanın 5 günü eğitim-öğretimin olduğu günler resmi ve dini bayramlar hariç öğlenleri öğrencilere verilecektir.

b) Pişirilen yemekler belirlenen taşıma merkezi okullara sevk irsaliyesi ile veya fiş ile okulda bulunan yetkililere (Okul Müdürü, Müdür Yardımcısı veya nöbetçi öğretmenler ile okulda bulunan görevli memurlara teslim edilecektir.

c) Yemek hazırlama, pişirme, saklama ve dağıtımında kullanılan ekipmanlar paslanmaz çelik-krom olacaktır. Yemek servisinde esnasında eğer plastik kap kullanılacaksa plastikler mutlaka Tarım Bakanlığından izinli olacaktır.

d) Yemek yapımında ve serviste kullanılan araç ve gereçlerin aylık periyodik bakımları yapılacak, kullanılmayacak durumda olanlar tespit edilerek derhal kullanımdan kaldırılacaktır.

e) Yemek dağılımında kullanılacak servis araçları yemek (Sefertası-Thermobox) taşımaya uygun üzeri kapalı panelvan veya minibüs gibi taşıtlar olacaktır.

f) Yemekler Thermobox ile taşınacaktır…â€�düzenlemesi,

Anılan ş�artname'nin 5'inci maddesinde“Yüklenici firma sıcak yemek numunesinden ayda bir numuneyi alarak alınan yemek numunelerini mikrobiyolojik analizini ilde bulunan Tarım bakanlığı İl Kontrol Laboratuarı Müdürlüğüne götürerek analizini yaptırarak kuruma vermek zorundadır.â€� düzenlemesi,

Aynı ş�artname'nin 7'nci maddesinde “Sözleşmenin imzalanmasından sonra yüklenici üstlenmiş olduğu iş için gerekli her türlü makine, araç, gereç ve işçileri sağlamak zorundadır. Yüklenici işlerin yürütülmesinde eğitim görmüş veya diplomalı kişiler çalıştıracak. Hizmetin istenilen kalite de verilebilmesi için firma bir sorumlu gıda mühendisi veya diyetisyen veya buna uygun Kanun Yönetmelikle belirlenen yetki verilen bir kişi, yeteri kadar yemek dağıtıcısı, temizlikçi araç ve ekipmanı bünyesinde bulunduracaktır.â€� düzenlemesi yer almakta olup, yine Teknik ş�artname içerisinde, aralık ayından haziran ayına kadar aylık yemek menülerine, yemeklerde kullanılacak malzemelerin gramaj listesine ve niteliklerine yer verilmiştir.

İnceleme konusu ihalenin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun pazarlık usulünü düzenleyen 21'inci maddesinin (f) bendine göre yapıldığı, idarece 4 firmanın doküman almaya ve teklif vermeye davet edildiği, ihalede (3) adet ihale dokümanı satın alındığı, 18.11.2013 tarihinde yapılan ihaleye (2) isteklinin katıldığı, son tekliflerin alınmasından sonra başvuru sahibi Ak Ay Turz. Nak. Yem. Ak. Or. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.-Kupa Yemek San. ve Tic. Ltd. ş�ti. Ortak Girişimi'nin teklifi aşırı düşük olarak değerlendirilerek söz konusu istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, adı geçen istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması idarece uygun görülmeyerek ihalenin Sakarya Elit Yemek Gıda Tem. Turz. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 38'inci maddesinde "İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.â€� hükmü yer almaktadır.

        Kamu İhale Genel Tebliği'nin “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dahil olacak giderlerâ€� başlıklı 78'inci maddesinde “78.1.  Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ağırlıklı olarak personel çalıştırılmasına dayanan, çalıştırılacak personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı hizmetlerdir.

                      …

                      78.3.  Malzeme dahil yemek hazırlama hizmeti veya malzeme dahil yemek hazırlama ve dağıtım hizmeti ya da makine ve ekipman ile araçlar ve/veya akaryakıtın yüklenici tarafından sağlanacağı çöp toplama ve nakline ilişkin hizmetler ile personel taşıma gibi hizmetler personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı olarak değerlendirilmeyecektir. Ancak, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alımına ilişkin ihale dokümanında haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarede geçirecek personel sayısının belirlenmesi hallerde teklif fiyata dahil giderler arasında işçilik giderine yer verilmesi gerekmektedir.â€�açıklaması,

Anılan Tebliğin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesiâ€� başlıklı 79'uncu maddesinde; “…79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.â€�açıklaması yer almaktadır.

Söz konusu mevzuat düzenlemelerinden, tekliflerin Kanun'un 37'nci maddesine göre değerlendirilmesinin ardından, diğer tekliflere veya tespit edilen yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olduğu belirlenen teklifler reddedilmeden önce, idarece belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak istenileceği ve istekliler tarafından yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi sonucunda ihalenin karara bağlanacağı, idarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

İdarece teklifi %20 kâr hariç yaklaşık maliyetin altında olan geçerli teklif sahibi Ak Ay Turz. Nak. Yem. Ak. Or. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.-Kupa Yemek San. ve Tic. Ltd. ş�ti. Ortak Girişimi'ne gönderilen 20.11.2013 tarihli ve 4217 sayılı aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazısında, verilen teklifin aşırı düşük teklif olduğu belirtilerek Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79'uncu maddesine ve ekte sunulan Teknik ş�artname'ye göre belgelendirilmek suretiyle yapılacak yazılı açıklamaların tebliğ tarihinden itibaren 3 iş günü içerisinde sunulması istenilmiştir.

                      İdarenin teklifi aşırı düşük olarak belirlenen isteklilere gönderdiği aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazısı yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri çerçevesinde değerlendirildiğinde; söz konusu yazıdaihale dokümanının yukarıda belirtilen maddelerinde düzenlenen ve malzemeli yemek işinde söz konusu olabilecek teklif bileşenleri içerisinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılı belirlemenin yapılmadığı, söz konusu yazı ekinde açıklamayı kolaylaştıracak ve açıklama istenen istekli tarafından esas alınacak tek bir haftalık örnek menüye yer verilmediği, istekliden genel olarak tekliflerin belgelere dayalı olarak açıklanmasının istenildiği anlaşıldığından, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması ve değerlendirmesi yapılmasının objektif kriterlerinin var olmadığı, bu itibarla, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.

                      Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler belirtilmek ve haftalık örnek yemek menüsüne yer verilmek suretiyle başvuru sahibi   Ak Ay Turz. Nak. Yem. Ak. Or. Ür. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.-Kupa Yemek San. ve Tic. Ltd. ş�ti. Ortak Girişimi'nden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.