Akaryakıt alımı işinde istenen Yetkili Satıcı belgesinin ihale konusu işin süresini kapsamıyor olması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur mu?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Fatih Belediye Başkanlığıtarafından 22.10.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Başkanlığımızın İhtiyacı İçin 2014 Yılı Akaryakıt Alımıâ€� ihalesine ilişkin olarak Gökkuşağı Petrol İnş. Tur. Tic. ve San. Ltd. ş�ti.nin 07.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.11.2013tarih ve 35354sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.11.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/4089sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1 ) Tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri arasında ortakların son durumunu gösteren Ticaret Sicil Gazetesi ile imza sirkülerinin sunulmamasının gösterildiği, ancak teklif zarfları içerisinde 21.02.2011 tarih ve 7756 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin, Bakırköy 14. Noterliği tarafından düzenlenen 18.02.2011 tarih ve 04831 yevmiye no'lu imza sirkülerinin ve imza sirküleri ekinde 15.02.2011 tarih ve 7752 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin sunulduğu, söz konusu evraklarda şirket ortaklarının ve şirketin müdürlük görevini yürüten ortaklarının kimler olduğunun belirtildiği, söz konusu değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin mevzuata uygun olmadığı,

2 ) İdarece, bir diğer değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak gösterilen yetkili satıcılık belgesinin sunulmaması gerekçesinin de yerinde olmadığı, teklif zarfları içerisinde 10.03.2005 tarihli ve 12 yıl süreli EPDK'dan alınmış bayilik lisans belgesi ile OMV Petrol Ofisi A.ş�.den alınan 25.10.2013 tarihli bayilik durumu hakkındaki yazının sunulduğu, söz konusu yazıda OMV Petrol Ofisi A.ş�. ile 21.12.2014 tarihine kadar akdedilmiş bayilik sözleşmelerinin devam ettiğinin belirtildiği, Türkiye'de akaryakıt sektöründe yetkili satıcılığı gösteren belgenin firmalarının sunduğu belge gibi olduğuiddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru konusu ihale Fatih Belediye Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen “Başkanlığımızın İhtiyacı İçin 2014 Yılı Akaryakıt Alımıâ€� ihalesi olup, açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ihaleye ait İdari ş�artname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7'nci maddesinde“7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

          …

                      b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1 ) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2 ) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,â€�düzenlemesi,

                      Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerâ€� başlıklı 36'ncı maddesinde “(1) İhalelerde aday veya isteklilerden;

                      …

                      ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

                      istenilmesi zorunludur.â€�hükmü yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükmüne ve İdari ş�artname düzenlemelerine göre ihaleye katılabilmek için, tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ve tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin sunulması zorunlu tutulmuştur.

Başvuru sahibi istekli Gökkuşağı Petrol İnş. Tur. Tic. ve San. Ltd. ş�ti. tarafından sunulan teklif dosyası incelendiğinde;

                      İstekli tarafından Bakırköy 14. Noterliği tarafından 18.02.2011 tarihinde 4831numara ile düzenlenen imza sirkülerinin sunulduğu, söz konusu belgede şirketi 10 yıl süre ile temsil ve ilzama yetkili kılınan Tuncay Seçilir ile Turgay Seçilir'in imzalarının onaylandığı, sunulan imza sirküleri ekinde 05.02.2011 tarihli ve 7752 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi'nin 499'uncu sayfasının sunulduğu, Ticaret Sicil Gazetesi üzerinde “müstenidattır tek başına kullanılamazâ€� ibaresinin bulunduğu, gazete içeriğinde, şirketin ortaklarının isimleri ile ortakların şirketteki hisse oranına ve şirket müdürlüğüne Tuncay Seçilir ile Turgay Seçilir'in getirildiğine ilişkin bilgilerin yer aldığı, bunun yanında teklif ekinde 21.02.2013 tarihli ve 7756 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi'nin 4421'inci sayfasının ayrıca sunulduğu, ancak söz konusu belgede başvuru sahibinin unvan değişikliğine ilişkin bilgilerin yer aldığı görülmüştür.

Yukarıda aktarılan Yönetmelik'in anılan hükmüne göre, ihaleye iştirak eden tüzel kişi isteklilerin ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir ticaret sicil gazetesini sunmaları esastır. Ancak aynı hüküm isteklilere, bu bilgilerin tamamının bir ticaret sicil gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili ticaret sicil gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeleri de sunabilme imkânı tanımaktadır. Hüküm, şirket ile ortaklar, temsilciler/yöneticiler arasındaki silsilenin kurulması ve bu silsilenin sonucu olarak şirketi temsile yetkili şahısların ve bu şahısların imzalarının tevsik edilmesi amacına hizmet etmektedir. Zira bu belgeler, madde başlığında da belirtildiği üzere, aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerdir.

Başvuru sahibi isteklinin ayrıca sunmuş olduğu 21.02.2013 tarihli ve 7756 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi örneği, Yönetmelik'in anılan hükmündeki bilgilerin tamamını ihtiva etmemekle birlikte, imza sirkülerinin dayanağında yer alan ticaret sicil gazetesinin, şirketi temsil yetkisine haiz olan şahısların ve şirketin ortaklık durumunun tespiti bakımından tamamlayıcı nitelikte olduğu görülmektedir. Her ne kadar dayanağın ayrı bir belge olarak kullanılması mümkün değilse de, noterlik makamının, imza sirkülerine dayanak kabul ettiği bir belgedeki bilgilerin doğruluğundan şüphe edilmemesi gerekmektedir. Dolayısıyla, Yönetmelik hükmünün aradığı bilgileri ihtiva eden imza sirkülerinin ve ekindeki ticaret sicil gazetesinin, Yönetmelik hükmünün lafzındaki  â€œveya bu hususları gösteren belgelerâ€� kapsamında kabulünün mümkün olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibi isteklinin iddiasının yerinde olduğu, idarece bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2'nci iddiasına ilişkin olarak:

                      İdari ş�artname'nin 2'nci maddesinde ihale konusu işe ilişkin “01.01.2014-31.12.2014 Tarihleri Arası İdare Bünyesinde bulunan Akaryakıt Deposuna Dökme Yakıt İkmali ile Yüklenicinin (Yurtiçi özellikle İstanbul İli Fatih İlçesi )Araç Tanıtım Sistemine Sahip Pompa İstasyonlarından peyder pey teslim alınacaktır.â€�açıklamasına yer verilmiştir.

                      Sözleşme Tasarısı'nın “Sözleşmenin süresiâ€� başlıklı 9.1'inci maddesinde, “Sözleşmenin süresi, ise başlama tarihinden itibaren 365 takvim günüdür.â€�düzenlemesine yer verilmiş olup Tasarı'nın 10.2'nci maddesinde işe başlama tarihi 01.01.2014 olarak belirlenmiştir.

                      Yine İdari ş�artname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleriâ€� başlıklı 7.1'nci maddesinin (ı) bendinin (c) alt bendinde “İsteklinin akaryakıt ürünleri bayisi olması durumunda ise EPDK'dan alınmış bayilik lisansı ile bayisi olduğu akaryakıt dağıtım kuruluşundan alınmış ihale tarihi itibarı ile bayiliğin devam ettiğine dair belge veya bayilik sözleşmesi belgelerinin aslını veya noter tasdikli örneğini vermek zorundadırlar.

                      …

                      7.5.2. İsteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığını belgelendirmesi gerekir. Bu çerçevede istekli aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerden kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunabilir:

                      a) İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler,

                      b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,                

                      c) İstekli Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi.

                      İş ortaklığında ortaklardan birinin, teklif edilen mala veya mallara ilişkin imalatçı veya yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belgelerden birini sunması yeterlidir…â€�düzenlemesi,

Aynı ş�artname'nin “Tekliflerin değerlendirilmesiâ€� başlıklı 31'inci maddesinde“31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2.Teklifin esasini değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.â€�düzenlemesi yer almaktadır.

Söz konusu düzenlemelerden, teklif dosyası kapsamındaisteklinin akaryakıt ürünleri bayisi olması durumunda bayisi olduğu akaryakıt dağıtım kuruluşundan alınmış ihale tarihi itibarı ile bayiliğin devam ettiğine dair belge veya bayilik sözleşmesi ile istekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgelerin ayrı ayrı istenildiği anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında EPDK'dan alınan 10.03.2005 tarihinden itibaren 12 yıl geçerli bayilik lisansı belgesinin sunulduğu, bunun yanında teklif kapsamında OMV Petrol Ofisi A.ş�. tarafından ilgili makama hitaben düzenlenen ve tarihi tespit edilemeyen bayilik durumu hakkında yazının da bulunduğu, söz konusu yazı içeriğinde “BAY/450-396/02383 lisans numaralı Gökkuşağı Petrol İnşaat Turizm Ticaret ve Sanayi Limited ş�irketi kuruluşumuzun bayisi olup, 31.12.2013 tarihine kadar geçerli olmak üzere akdedilmiş bayilik sözleşmesi devam etmektedir.

Anılan firma, yukarıda bahsedilen sözleşme gereğince şirketimiz OMV PETROL OFİSİ A.ş�. satış noktalarından Müdürlüğünüzün ihale kapsamındaki ürünlerin tamamını karşılamaya yetecek kadar mal almaya (95 ve 97 Oktan Kurşunsuz Benzin, Katkılı Kurşunsuz Benzin, Motorin, Kalorifer Yakıtı, Fuel-oil No:6, Madeni Yağ) yetkilidir.

İşbu belge adı geçen bayinin isteği üzerine verilmektedir.â€�hususlarına yer verildiği görülmüştür.

Yukarıda adı geçen belgelerin dışında başvuru sahibi tarafından ayrıca yetkili satıcılığa ilişkin bir belge sunulmadığı, sunulan bayilik durumuna ilişkin belgede de başvuru sahibinin iddiasının aksine bayiliğin, 31.12.2014 tarihine kadar değil, 31.12.2013 tarihine kadar geçerli olduğu görülmektedir.

İnceleme konusu ihalede teklifi geçerli kabul edilen 2 istekli tarafından teklifleri kapsamında, İdari ş�artname'nin 7'nci maddesi çerçevesinde, hem bayilik durumuna ilişkin belgelerin ve bayilik sözleşmelerinin hem de yetkili bayi olduklarına ilişkin belgelerin ayrı ayrı sunulduğu tespit edilmiştir.

                      Yukarıda yer alan düzenlemeler ve tespitler çerçevesinde, başvuru sahibince İdari ş�artname'nin 7.5.2'nci maddesinin (b) bendinde ayrıca istenilen OMV PETROL OFİSİ A.ş�.nin yetkili bayisi olduğuna ilişkin belgenin sunulmadığı, sadece dağıtım şirketi tarafından düzenlenen ve İdari ş�artname'nin 7.1'inci maddesinin (ı) bendi kapsamında sunulan bayilik durumuna ilişkin belgenin sunulduğu, söz konusu belgede de başvuru sahibinin OMV PETROL OFİSİ A.ş�. ile bayilik sözleşmesinin 31.12.2013 tarihinden itibaren sona ereceği anlaşılmış olup, bu itibarla söz konusu isteklinin idarece bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

B)  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

İhaleye teklif veren bir diğer istekli Akın Pet. İnş. Eml. Taş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin de idarece son durumu gösteren Ticaret Sicil Gazetesi ile imza sirküleri ve yetkili satıcılık belgesinin sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Söz konusu istekli tarafından teklif dosyası kapsamında şirket müdürü Ünal Aksu'ya ait imza sirküleri sunulmakla birlikte, tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi'nin ayrıca sunulmadığı, 23.05.2013 tarihli ve 8326 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi'nin 1148'inci sayfasının sunulduğu, söz konusu gazete örneğinin içeriğinde, şirket ortakları Ünal Aksu ile Sibel Sönmez'in şirket merkezinde toplanarak şirket müdürlüğüne 20 yıllığına şirket ortağı Ünal Aksu'nun atanması ve Sibel Sönmez'in müdürlük görevinin sona ermesi kararlarının alınması bilgisinin yer aldığı, bunun yanında Akın Pet. İnş. Eml. Taş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından teklif dosyası kapsamında 14.10.2013 tarihinde SMMM tarafından düzenlenen ve Ünal Aksu'nun şirketteki %97 oranındaki hisse oranını gösteren ortaklık durum belgesinin sunulduğu görülmüştür.

Yukarıda yer alan açıklamalar çerçevesinde,Akın Pet. İnş. Eml. Taş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından sunulan, 23.05.2013 tarihli ve 8326 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi örneğinin, Yönetmelik'in anılan hükmündeki bilgilerin tamamını ihtiva etmediği görülmekle birlikte, söz konusu ticaret sicil gazetesinin, şirketi temsil yetkisine haiz olan şahsın ve şirketin ortaklarının kimlerden oluştuğunu gösterdiği, bunun yanında teklif kapsamında sunulan ortaklık durum belgesinden şirket müdürünün ortaklık oranın anlaşılabileceği, bu itibarla söz konusu belgenin ortaklık durumunun tespiti bakımından tamamlayıcı nitelikte olduğu görülmektedir. Dolayısıyla, 23.05.2013 tarihli ve 8326 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi ile birlikte sunulan ortaklık durum belgesinin bir arada Yönetmelik hükmünün aradığı bilgileri ihtiva ettiği anlaşıldığından, söz konusu isteklinin idarece bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan Akın Pet. İnş. Eml. Taş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından teklifi kapsamında ayrıca yetkili satıcılığa/bayiliğe ilişkin bir belgenin sunulmadığı, sadece 02.01.2013 tarihinde BP Petrolleri A.ş�. tarafından verilen o tarihteki bayilik durumuna ilişkin belgenin sunulduğu, söz konusu belgede, belgenin düzenlenme tarihi itibari ile Akın Pet. İnş. Eml. Taş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin bayilik ilişkileri çerçevesinde akaryakıt ürünlerini BP Petrolleri A.ş�.den ikmal ettiği bilgisinin yer aldığı, belgede ihale tarihi itibari ile bayiliğin geçerli olduğuna veya bayiliğin ne zamana kadar süreceğine ilişkin bir bilgi yer almadığı gibi, ayrıca bayilik sözleşmesinin de sunulmadığı anlaşıldığından sonuç olarak söz konusu isteklinin idarece değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.