Yemek hizmet alımlarında ana çiğ girdi- yardımcı giderlerden ne anlaşılması gerektiğine ilişkin açıklayıcı karar.

Toplantı No

: 2016/057

Gündem No

: 5

Karar Tarihi

: 26.10.2016

Karar No

: 2016/UH.II-2631

Şikayetçi: 

Bahri Çekli 

İhaleyi Yapan Daire: 

Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü- Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarlık 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

07.10.2016 / 55956 

Başvuruya Konu İhale: 

2016/326610 İhale Kayıt Numaralı "2016-2017 Eğitim Öğretim Yılı Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 14 Taşıma Merkezi Ortaöğretim Okullarına Taşımalı Eğitim Kapsamında Bulunan 4380 Öğrenciye 170 İş Günü 744600 Öğün Sıcak Yemek Pişirilmesi, Dağıtılması Ve Sonrası Hizmet Alımı" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Bahri ÇEKLİ,

Karamustafalı Mah. Sağlam Sok. No : 5/A Erzin/HATAY

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

Numune Evler Mahallesi Necati Bey Cad. No: 66 Kat 1 Dörtyol Hatay 31600 Dörtyol/HATAY

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/326610 İhale Kayıt Numaralı “2016-2017 Eğitim Öğretim Yılı Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 14 Taşıma Merkezi Ortaöğretim Okullarına Taşımalı Eğitim Kapsamında Bulunan 4380 Öğrenciye 170 İş Günü 744600 Öğün Sıcak Yemek Pişirilmesi, Dağıtılması ve Sonrası Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 19.09.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2016-2017 Eğitim Öğretim Yılı Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 14 Taşıma Merkezi Ortaöğretim Okullarına Taşımalı Eğitim Kapsamında Bulunan 4380 Öğrenciye 170 İş Günü 744600 Öğün Sıcak Yemek Pişirilmesi, Dağıtılması ve Sonrası Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bahri ÇEKLİ’nin 30.09.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin04.10.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.10.2016 tarih ve 55956 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.09.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2298 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale üzerinde kalan Beyoğlu Gıda Ltd. Şti.nin İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde “…d)İhale üzerinde kalan isteklinin hizmeti alacağı ilde yemek fabrikası olması zorunludur. Ancak İl Sınırları içerisinde yemek fabrikası yoksa yemek hizmet işinin aksamaması ve hizmetin yerine getirilmesi için sözleşme süresinde şartları taşıyan yemek fabrikası ile yapılan noter onaylı sözleşmeyi idareye ibraz edecektir. İbraz edilmediği takdirde geçici veya kesin teminat gelir kaydedilecektir. Bundan dolayı yüklenici hiç bir hak iddia edemez…” şeklinde istenen ve her ne kadar sözleşme aşamasında olduğu belirtilse de İdari Şartname’de yazıldığı için bir yeterlik kriteri olarak değerlendirilmesi gereken ilgili kritere ilişkin olarak bir belge sunmadığı, söz konusu firmanın Osmaniye ilinde bulunduğu ve Hatay ili sınırları içerisinde yeterli kapasitede olduğunu gösterir bir belge de sunmadığı, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

2) Beyoğlu Gıda Ltd. Şti. ve Anadolu Hazır Yemek Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarının aşağıdaki gerekçelerden dolayı Tebliğ’in 79’uncu maddesine uygun olmadığı:

-Ek-H4 kullanılarak açıklama yapılmadığı, istenilen oran aralıkları arasında olmadıkları,

-Et, tavuk, bulgur, pirinç, sebze, meyve, ekmek gibi ana çiğ girdi ürünlerin borsada işlem gördüğü, dolayısıyla fiyat teklifi sunularak açıklanamayacağı, firmaların ticaret borsası fiyatları ile bilgisayar ortamında değişiklikler yaptığı,

-Teknik Şartname’de yemeklerin çiğ girdi miktarlarında bulunan Dana Bonfile için Dana eti, sığır eti ve karkas et fiyatlarının kullanılamayacağı, Naturel Sızma Zeytinyağı için normal zeytinyağı fiyatının kullanılamayacağı, çiğ girdide bulunan bütün malzemelerin Teknik Şartname’deki kullanılacak malzeme evsafına uygun olmadığı, paket yoğurt 200 gr için borsa fiyatının kullanıldığı oysaki borsalarda 200 gr’lık paket yoğurt fiyatının bulunmadığı 10 kg’lık ve 5 kg’lık fiyatların bulunduğu bu nedenle açıklama sunan firmaların açıklamalarının geçersiz sayılması gerektiği,

-Dana bonfile, paketlenmiş ekmek, paket yoğurt vb. ürünler için maliyet tespit tutanağı ile açıklama yapılmış ise açıklama sunulan belgede ürünlerin tam açılımlarının yapılıp yapılmadığı, maliyet satış tutarı tespit tutanağının beyanname dönemine dikkat edilip edilmediğinin incelenmesi gerektiği,

-Okullarda yemek dağıtımı yapan 14 personelin 1 saat üzerinden hesap edildiği, oysa teknik şartnamede belirtilen yemek dağıtım süresinin 2 saat olduğu en az 2 adet şoför belirtilmesi gerektiği işin başlama ve bitiş tarihleri arasında anahtar teknik personel çalıştırılması gerektiği,

-Teknik şartnamede belirtilen iş sağlığı ve güvenliği hakkında bir gider öngörülmediği yine Teknik şartnamenin 37’nci maddesinde belirtilen gıda zehirlenmelerine karşı mali sorumluluk sigortası için bir gider öngörülmediği,

Sonuç olarak, yeniden incelenerek saydamlık, eşit muamele ve güvenilirlik ilkesinin sağlanması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 2016-2017 Eğitim Öğretim yılı Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 14 taşıma merkezi Ortaöğretim okullarına taşımalı eğitim kapsamında bulunan 4380 öğrenciye 170 iş günü 744600 öğün sıcak yemek pişirilmesi, dağıtılması ve sonrası hizmet alımı

b) Miktarı ve türü:

2016-2017 Eğitim Öğretim yılı Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 14 taşıma merkezi Ortaöğretim okullarına taşımalı eğitim kapsamında bulunan 4380 öğrenciye 170 iş günü 744.600 öğün sıcak yemek pişirilmesi, dağıtılması ve sonrası hizmet alımı…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. İstekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatlarının miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat şeklinde vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

d) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

h)

Gıda Üretim İzin belgesi veya işletme kayıt belgesi.

…

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

…

7.5.2. …d) İhale üzerinde kalan isteklinin hizmeti alacağı ilde yemek fabrikası olması zorunludur. Ancak İl Sınırları içerisinde yemek fabrikası yoksa yemek hizmet işinin aksamaması ve hizmetin yerine getirilmesi için sözleşme süresinde şartları taşıyan yemek fabrikası ile yapılan noter onaylı sözleşmeyi idareye ibraz edecektir. İbraz edilmediği takdirde geçici veya kesin teminat gelir kaydedilecektir. Bundan dolayı yüklenici hiç bir hak iddia edemez…”düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından “ihale üzerinde kalan isteklinin “İdari Şartname'nin 7.5.2’nci maddesinin d bendi gereği istenen ve her ne kadar sözleşme aşamasında olduğu belirtilse de İdari Şartname’de yazıldığı için bir yeterlik kriteri olarak değerlendirilmesi gereken ilgili kritere ilişkin olarak bir belge sunmadığı, söz konusu firmanın Osmaniye ilinde bulunduğu ve Hatay ili sınırları içerisinde yeterli kapasitede olduğunu gösterir bir belge de sunmadığı” iddia edilmektedir.

İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinin (d) bendinde “İhale üzerinde kalan isteklinin hizmeti alacağı ilde yemek fabrikası olması zorunludur. Ancak İl Sınırları içerisinde yemek fabrikası yoksa yemek hizmet işinin aksamaması ve hizmetin yerine getirilmesi için sözleşme süresinde şartları taşıyan yemek fabrikası ile yapılan noter onaylı sözleşmeyi idareye ibraz edecektir. İbraz edilmediği takdirde geçici veya kesin teminat gelir kaydedilecektir. Bundan dolayı yüklenici hiç bir hak iddia edemez.” düzenlemesinin yer aldığı görülmüştür. Söz konusu düzenleme uyarınca idarece ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulacak belgenin isteklinin hizmeti vereceği ilde yemek fabrikası olduğunu göstermesi, yemek fabrikası yok ise sözleşme süresinde şartları taşıyan yemek fabrikası ile yapılan noter onaylı sözleşmeyi idareye ibraz etmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Söz konusu düzenlemeden mutfağa sahip olunduğu veya mutfak sahibiyle yapılan noter onaylı bir sözleşmeye sahip olunduğunun ihale üzerinde kalan istekliden istendiği, yani yükleniciden istendiği, dolayısıyla söz konusu düzenleme her ne kadar İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde düzenlenmiş ise de düzenlemenin içeriğinde “ihale üzerinde kalan” sıfatının açıkça vurgulandığı, ilgili belgenin ihalenin sonuçlanması aşamasından sonra, yani sözleşme aşamasında yüklenici tarafından idareye sunulması gereken bir belge olduğu anlaşılmakta olup başvuru sahibinin söz konusu iddiası yerinde görülmemiştir.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 19.09.2016 tarihinde yapılan “2016-2017 Eğitim Öğretim Yılı Dörtyol İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 14 Taşıma Merkezi Ortaöğretim Okullarına Taşımalı Eğitim Kapsamında Bulunan 4380 Öğrenciye 170 İş Günü 744600 Öğün Sıcak Yemek Pişirilmesi, Dağıtılması ve Sonrası Hizmet Alımı”na ilişkin ihalede işin tamamı için teklif verileceği ve toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacağı görülmüştür.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Tüm Giderler Yükleniciye Aittir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi,

Sözleşme Tasarısı’nın “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İşe başlama tarihi 03.10.2016; işi bitirme tarihi 09.06.2017

9.2. Bu sözleşmenin uygulanmasında sürelerin hesabı takvim günü esasına göre yapılmıştır.” düzenlemesi yer almaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

        b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

            c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

           gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenmeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

  Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

 gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dahil olacak giderler” başlıklı 78’inci maddesinde “78.1 Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ihale konusu işte çalıştırılacak personel sayısının ihale dokümanında belirlendiği, bu personelin çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı ve yaklaşık maliyetinin en az % 70’lik kısmının asgari işçilik maliyeti ile varsa ayni yemek ve yol giderleri dahil işçilik giderinden oluştuğu hizmetlerdir…”açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

…

79.2.2.2. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3.  Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.4.  Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.5.  Toptancı Hal Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.  

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana çiğ girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Ana çiğ girdi ibaresinden ilgili yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdiler anlaşılır. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.  

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.  

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.

79.3.3. Kurumca hazırlanan “İşçilik Hesaplama Modülü” ne (www.ihale.gov.tr) adresinden ulaşılabilecek olup, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir.  

 79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.”açıklamaları bulunmaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde idarenin aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapması ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarını belirtmesi, teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin öncelikle “ana çiğ girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunması, bu açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den fazla olmaması gerektiği, ana çiğ girdi ibaresinden ilgili yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdilerin anlaşılması gerektiği, buna göre yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurların “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirileceği ve bu unsurlar için açıklama sunulmasına gerek olmadığı anlaşılmaktadır.

Söz konusu ihalede, 27.09.2016 tarihinde Kardeşler-Bahri Çekli tarafından idareye “ihale komisyonu tarafından alınan kararın açıklanması” yönünde dilekçe verildiği ve ihale komisyonu tarafından bu dilekçeye 29.09.2016 tarihinde cevap verildiği görülmüştür.

İdarece hazırlanan yaklaşık maliyet hesabı, birim fiyat teklif cetveli incelendiğinde ve söz konusu ihalenin malzemeli bir yemek alım ihalesi olduğu düşünüldüğünde, Tebliğ 78.1 deki “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ihale konusu işte çalıştırılacak personel sayısının ihale dokümanında belirlendiği, bu personelin çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı ve yaklaşık maliyetinin en az % 70’lik kısmının asgari işçilik maliyeti ile varsa ayni yemek ve yol giderleri dahil işçilik giderinden oluştuğu hizmetlerdir.” ifadesinin söz konusu ihale için geçerli olmadığı, yani personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alım ihalesi olduğu anlaşılmaktadır. Söz konusu ihalenin personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alım ihalesi olarak değerlendirilerek yaklaşık maliyet tutarı olan 2.654.499,00 TL’nin 1,3 e bölünerek sınır değer olan 2.041.922,31 TL’ye ulaşıldığı anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede, 23.09.2016 tarihli ihale komisyon kararında, 19.09.2016 tarihinde yapılan ihalede 18 adet ihale dokümanı satın alındığı ve ihaleye 7 adet teklif verildiği, tekliflerin ilk değerlendirmesinin yapılarak Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının düzenlendiği, Aktaş Yemekçilik Ltd. Şti.nin “geçici teminat mektubu ve bilançosu olmadığı ve ihaleye sunduğu evrakların aslı gibidir yapılmamış olduğu” gerekçesiyle, Nami Karacanın “teklif mektubunda aritmetik hata olması” gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, 3 isteklinin teklifinin sınır değere eşit olduğu, 19.09.2016 tarihinde sınır değerin altında kalan Beyoğlu Gıda Ltd. Şti. ve Anadolu Hazır Yemek Ltd. Şti.den Ekap üzerinden gönderilen yazı ile aşırı düşük açıklama talep edildiği ve gelen savunmaların incelenmesi sonucu Beyoğlu Gıda Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif, Anadolu Hazır Yemek Ltd. Şti.nin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

a) Beyoğlu Gıda Ltd. Şti.nin aşırı düşük savunmasında aşağıdaki belgeleri sunduğu görülmüştür:

-EK-H.4 Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetveli ve İşçilik Maliyet Hesabı

-Yemek İçerik Tabloları

-5 Farklı İl’e ait Ticaret Borsası Bültenleri

-İmza sirküleri

-Fiyat Teklifleri

-Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Yaş Sebze ve Meyve Fiyat Bülteni

İdarece aşırı düşük teklif talep yazısı ekinde yer alan 4 haftalık örnek yemek menü listesi aşağıdaki gibidir.

*Kişi başı 100 gr ekmek dahildir.

Söz konusu haftalık yemek menüsüne ilişkin olarak, ana çiğ girdileri gösteren tablo ise aşağıdaki gibidir.