Aşırı düşük açıklaması kapsamında sunulan maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının üzerinde, proforma fatura sahibi firmanın imzasının bulunmaması mevzuata aykırılık teşkil eder mi?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan işçilik maliyeti dışındaki tutar olan 119.757,84 TL ile teknik şartnamede yer verilen pantolon (yazlık ve kışlık) ve iş önlüğünden (yazlık ve kışlık) müteşekkil 572 adet giyim ve 57 adetten oluşan temizlik malzemelerinin karşılanmasının mümkün olmadığı dolayısıyla söz konusu isteklinin aşırı düşük açıklamasının gerçeği yansıtmadığı, bu durumda ihale üzerinde bırakılan istekli ve diğer teklif sahibi firmaların tekliflerinin reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Yapılan incelemede, ihale konusu işin 12 ay süreli 1 şirket yöneticisi ve 142 temizlik personeli olmak üzere toplam 143 personelden müteşekkil malzemeli genel temizlik hizmet alımı işi olduğu anlaşılmıştır. İşe ait idari şartnamenin 25.3 üncü maddesinde iş kapsamında her bir personel için asgari ücretin %20 fazlası, şirket yöneticisi için ise asgari ücretin % 50 fazlasının ödeneceği, her bir personel için günlük brüt 8,00 TL yol bedeli, 7,00 TL yemek bedeli olmak üzere ayda 26 gün üzerinden ödeme yapılacağı, kısa vadeli sigorta risk prim oranının %1 olarak belirlendiği tespit edilmiştir. Ayrıca personel giyim bedeli ve temizlik malzeme giderlerinin yüklenici tarafından karşılanacağı anlaşılmaktadır.

Söz konusu ihalede ihale üzerinde bırakılan istekli Asper Day. Tük. Tim.   Mam. Oto. Mak. Bil. Paz. Tem. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. 1 yönetici ve 142 temizlik personelinden oluşan toplam 143 personelin işçilik maliyeti için 3.246.842,16 TL, pantolon (yazlık ve kışlık) ve iş önlüğü (yazlık ve kışlık) kalemlerinden oluşan 572 adet personel kıyafetleri için %3 sözleşme gideri dâhil 11.783,20 TL, halı şampuanı, çamaşır suyu, sıvı el sabunu, cila, cam kazıyıcı ve oto fırçası gibi kalemlerden oluşan temizlik malzemeleri için 102.000,00 TL ve firma kârı 5.974,64 TL olmak üzere toplam 3.366.600,00 TL teklif fiyatı sunmuştur.

İdari şartnamede yer alan düzenlemeler çerçevesinde, başvuru konusu ihalede teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyeti 3.246.842,16 TL olarak hesaplanmıştır. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif fiyatı 3.366.600,00 TL olup, teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetinin 119.757,84 TL üzerindedir.

                      Başvuru konusu ihalede, idare tarafından karsız yaklaşık maliyetin (3.635.503,76 TL) altında teklif fiyatı sunan Asper Day. Tük. Tim.   Mam. Oto. Mak. Bil. Paz. Tem. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. olmak üzere 11 istekliden aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmiştir. İdare tarafından aşırı düşük teklif talep yazısı kapsamında asgari işçilik, yol, yemek, giyim ve malzeme maliyetinin açıklanmasının talep edildiği tespit edilmiştir. Aşırı düşük teklif açıklaması talep edilen isteklilerden 4 isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadıkları, diğer yandan ihale üzerinde bırakılan istekli dahil diğer 7 isteklinin ise aşırı düşük teklif açıklamalarını sundukları görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında;

Teklifin ayrıntılı dökümünün gösterildiği ayrıntılı üst yazı,

İşçilik hesaplama modülü çıktısı,

Temizlik malzemesi giderleri için EDK Kimya San. Tic. Ltd. ş�ti. den alınan proforma fatura,

Giyim giderleri için İmaj İş Elbiseleri firmasından alınan proforma fatura ve maliyet/satış tutarı tespit tutanağı

sunduğu anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun "Aşırı Düşük Teklifler" başlıklı 38 inci maddesinde "İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir."  hükmü yer almakta olup, anılan maddenin gerekçesinde de konuya ilişkin olarak;"..işin gerektiği şekilde yapılmasına imkan verecek sorumlu bir teklif hazırlanıp hazırlanmadığını tespit etmek üzere, ihale komisyonunun yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olduğunu belirlediği teklifleri hemen reddetmek yerine, bu teklif sahiplerinden tekliflerinin bileşenleri ile ilgili olarak açıklama istemesine ve bu açıklamalar çerçevesinde nihai değerlendirmesini yapmasına imkan tanınmıştır." hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Aşırı düşük teklifler" başlıklı 59 uncu maddesinde;  "(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

(3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve   değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.

(4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır." açıklaması bulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi" başlıklı 79 uncu maddesinde ise;

....

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c....

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim." ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir

....

79.4.2.15.  Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.

(79.4.2.4.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ve proforma fatura veren tedarikçi veya imalatçı tarafından, (79.4.2.5.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ile istekliye fiyat teklifini veren kişi tarafından imzalanarak kaşelenecek ancak bu tutanaklar proforma fatura veya fiyat teklifi ekinde idareye verilmeyecek ve düzenleyen meslek mensubu tarafından muhafaza edilecektir.

(79.4.2.12.) maddesine göre düzenlenen tutanaklar ise meslek mensubu ile ihaleye katılan istekli tarafından imzalanarak kaşelenecek ve açıklama ekinde idareye sunulacaktır.

Meslek mensubu, proforma fatura veya fiyat teklifi üzerindeki beyanı ile O-5, O-6, O-7 nolu tutanaklardaki beyanların doğruluğundan sorumludur.

Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.

İhale komisyonunca yapılan inceleme sonucunda, yukarıda belirtildiği şekilde bir uyumsuzluk olduğu tespit edilmemekle birlikte, belgelerde yer alan bilgilerin ticari hayatın olağan durumu ve ekonomik verilerle ilgili genel bilgilerle uyumlu olmadığının değerlendirilmesi durumunda isteklinin teklifi reddedilmeyecek ancak proforma fatura ve fiyat teklifleri ile maliyet/satış tutarı tespit tutanakları mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilecektir....â€�açıklamalarına yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde ihale üzerinde bırakılan istekli Asper Day. Tük. Tim.   Mam. Oto. Mak. Bil. Paz. Tem. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. nin sunduğu belgeler incelendiğinde; EDK Kimya San. Tic. Ltd. ş�ti. firmasından alınan temizlik malzemelerine ilişkin proforma faturada meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe ve Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin yer aldığı fakat proforma faturanın ikinci (son) sayfasında meslek mensubunun imzasının bulunmadığı görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliği'nde yer alan  ".... "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir."  açıklaması bağlamında temizlik malzemeleri için düzenlenen proforma faturada yetkili meslek mensubunun imzasının bulunmaması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından giyim bedeli için sunulan proforma faturada, proforma faturayı düzenleyen İmaj İş Elbiseleri firmasının imza ve kaşesinin bulunmadığı tespit edilmiştir. Diğer taraftan giyim bedeli için İmaj İş Elbiseleri firmasından alınan proforma fatura eki maliyet/satış tutarı tespit tutanağında proforma faturayı düzenleyen ilgili firmanın imzasının bulunmadığı görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.4.2.15'inci maddesinde yer alan "Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.â€�açıklaması çerçevesinde maliyet satış tespit tutanağında proforma faturayı düzenleyen firmanın imzasının yer almaması anılan açıklamaya aykırılık teşkil etmektedir. Ayrıca Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağı standart formunda yer alan  "Kamu İhale Genel Tebliği'ne istinaden mükellefin yasal defter ve belgelerine göre 2 nüsha olarak hazırlanan ve mükellef ile birlikte müştereken imzalan bu tutanak kapsamı bilgilerin doğruluğunu beyan ve kabul ederiz."  açıklaması yönüyle de maliyet satış tutarı tespit tutanağında yer alan eksiklik anılan mevzuat açıklamasına aykırıdır. Dolayısıyla açıklama kapsamında sunulan belgelerin mevzuatta öngörülen şartları taşımadığı anlaşılmış olup, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının idarece uygun görülmesi mevzuata aykırıdır. Bu itibarla, başvuru sahibinin iddiasının ihale üzerinde bırakılan istekli yönüyle yerinde olduğuna karar verilmiştir.

                  Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan istekli Asper Day. Tük. Tim.   Mam. Oto. Mak. Bil. Paz. Tem. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.