Araç kiralama hizmet alımlarında yapılacak aşırı düşük sorgulamasında, istekli kendi malı olmayan araçların maliyetini nasıl tevsik etmeli?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Başvuruya ilişkin olarak 2013/3679sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerinin kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerinde olması sebebiyle aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek açıklama istenmesinin mevzuata uygun olmadığı, buna karşın tekliflerine ilişkin yapmış oldukları açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79′uncu maddesine uygun olduğu, ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif olarak belirlenen isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunmuş olduğu proforma fatura ve fiyat tekliflerinin Tebliğ’in 79′uncu maddesine uygun olmadığı, söz konusu belgelerde mevzuat gereğince yer alması gereken ibare ile meslek mensubuna ait imza ve kaşenin bulunmadığı, fiyat tekliflerinin KDV dâhil olarak alındığı, teklif edilen fiyat ile işin ihale dokümanına uygun şekilde yerine getirilmesinin mümkün olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

                      İdari ş�artname'nin "İhale konusu işe ilişkin bilgiler"� başlıklı 2'nci maddesinde ihale konusu işin adının  "Araç Kiralama Hizmet Alımı"�şeklinde belirtildiği görülmüştür.

24.09.2013 tarihli ihale komisyonu kararının incelenmesi sonucunda, şikâyete konu ihaleye 5 isteklinin katıldığı, yapılan yeterlilik değerlendirmesi sonucunda bir isteklinin iş deneyim belgesinin uygun olmaması sebebiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, kâr hariç yaklaşık maliyetin altında teklif sunan Asgün Turizm Tekstil İnş. ve Oto. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. ile başvuru sahibinin aşırı düşük sorgulamasına tabi tutulduğu ve her iki isteklinin açıklamalarının kabul edildiği, Asgün Turizm Tekstil İnş. ve Oto. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin teklifinin ekonomik açıdan an avantajlı teklif olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "Aşırı Düşük Teklifler"� başlıklı 38'inci maddesinde; verilen tekliflerin 37′nci maddeye göre değerlendirilmesi sonrasında, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların tespit edileceği ve bu teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteneceği, açıklamaları yeterli görülmeyen isteklilerin tekliflerinin reddedileceği hüküm altına alınmıştır.

         Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dahil olacak giderler"� başlıklı 78'inci maddesinde  "78.1.  Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ağırlıklı olarak personel çalıştırılmasına dayanan, çalıştırılacak personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı hizmetlerdir.

78.2.  Malzemeli veya malzemesiz temizlik, malzemesiz yemek, özel güvenlik, sayaç okuma ve kesme-açma, hasta ve ziyaretçi yönlendirme, tıbbi sekreterlik, veri işleme ve otomasyon sisteminin işletimi hizmetleri gibi hizmetler personel çalıştırılmasına dayalı olup, bu tebliğde personel çalıştırılmasına dayalı olan/olmayan hizmetler arasında sayılmayan işlerin personel çalıştırılmasına dayalı olup olmadığı yukarıda yer verilen tanıma göre idarelerce değerlendirilecektir."�,

                      Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi"� başlıklı 79'uncu maddesinde "....79.4.  İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1.  İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

....

79.4.2.4.  Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.5.  İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan   toplam birim maliyet tutarının,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan   ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; "Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %  80'inin altında olmadığını beyan ederim."� ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

....

79.4.2.19.  Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin aşırı düşük teklif sorgulamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 3 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasına cevap verilecek ve teklifler değerlendirilecektir."� açıklamaları yer almaktadır.

İdari ş�artname'nin "Teklif fiyata dahil olan giderler"� başlıklı 25'inci maddesinde  "25.3.1. Araçların her türlü yedek parça, amortisman, madeni yağ, bakım, onarım, trafik cezaları (sürücü hatalarından kaynaklanan cezalar hariç), fenni ve egzoz muayene, zorunlu kasko, zorunlu mali trafik sigortası, ferdi kaza sigortası, D2 ve K1 yetki belgeleri vb. durumlardaki giderleri yükleniciye aittir ve sözleşme bedeline dahildir."� düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

Teknik ş�artname'nin "Kiralanacak Araçlarda Aranan ş�artlar"� başlıklı 1'inci maddesinde "3) İşin süresi 364 (üçyüzaltmışdört), fiili araç çalıştırma çalışma süresi min.44+1 Otobüsler için 290 (iki yüz doksan) gün, min.35+1 Otobüsler için 275 (iki yüz yetmiş beş) gün, Çift Kabin Kamyonetler için 280 (ikiyüz seksen) gün , Panelvan için 265 (iki yüz altmış beş) gün, 1 adet 16+1 Minibüs için 280 (iki yüz seksen) gün , diğer bütün   araçlar için 251 (ikiyüzellibir) gün olup, 02/01/2014 tarihinde işe başlanıp 31/12/2014 tarihinde sona erecektir.

4) Kiralanacak araçlar:

2 adet dizel binek oto (min.1450 cc)

5 adet dizel min. 16+1 kişi Minibüs (otomatik kapı)

1 adet dizel min 10 m3 Panelvan (min 2200 cc)

4 adet dizel min.27+1 kişilik otobüs.

3 adet dizel min.35+1 kişilik otobüs.

2 adet dizel min.44+1 kişilik otobüs.

1 adet dizel min. 13+1 kişi Minibüs

6 adet dizel kombi tip araç 5 kapı (min. 4+1 kişi)(min.1450 cc)

3 adet dizel çift kabin kamyonet (min.2100 cc)

....

8) Yüklenici; 2 adet otobüs (min.44+1), 3 adet otobüs (min.35+1) ve 4 adet otobüs (min.27+1)'a ait;

a- zorunlu mali sorumluluk sigortası

b- ferdi kaza koltuk sigortası yaptıracaktır.

c-Yüklenici D2 – (K1 veya K1*) yetki belgesini idareye sunmak zorundadır…"� düzenlemesi,

Aynı ş�artname'nin "Çalışma Durumları, Görev Saatleri ve Yüklenicinin Sorumlulukları"� başlıklı 2'nci maddesinde "....2)   Araçların akaryakıtı İdareye ait olacaktır.

3) Araçların her türlü yedek parça, amortisman, madeni yağ, bakım, onarım, trafik cezaları (sürücü hatalarından kaynaklanan cezalar hariç), fenni ve egzoz muayene, zorunlu kasko, zorunlu mali trafik sigortası, ferdi kaza sigortası vb. durumlardaki giderleri Yükleniciye aittir ayrıca yolda arıza yapan

hizmet araçları için firma yol yardımı uygulayacaktır. Araçtaki arızanın azami bir gün içerisinde giderilmemesi halinde, geçici olarak şartnameye uygun bir araç tahsis edilecektir…"� düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

                      İdare tarafından yaklaşık maliyetin piyasada fiyat araştırması yapılarak ve % 10 yüklenici kârı öngörülerek 793.192,47 TL olarak tespit edildiği, kâr hariç yaklaşık maliyet tutarı olan 721.084,06 TL'nin altında teklif veren Asgün Turizm Tekstil İnş. ve Oto. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. ile ş�ekerler Turizm ve Taşımacılık Tic. Ltd. ş�ti.den tekliflerinde önemli olduğunu tespit ettikleri bileşenler ile ilgili belgeye dayalı olarak açıklama yapılmasının talep edildiği, her iki isteklinin de açıklama sunduğu görülmüştür.

Başvuru sahibinin teklif tutarının 686.215,00 TL olduğu ve kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında bulunduğu dikkate alındığında anılan isteklinin "teklif tutarının kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerinde olması sebebiyle aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek açıklama istenmesinin mevzuata aykırı olduğu"� yönündeki iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

İhaleye ilişkin İdari ş�artname ve Teknik ş�artname'de araçların yüklenicinin kendi malı olması şartını içeren herhangi bir düzenlemeye rastlanmadığından, araç temininin kiralama yoluyla da gerçekleştirilebileceği ve bu giderin tevsikinin fiyat teklifi/proforma fatura sunulmak suretiyle yapılmasına bir engel bulunmadığı anlaşılmaktadır.

                      Asgün Turizm Tekstil İnş. ve Oto. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.ne ait 16.09.2013 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasını oluşturan belgeler incelenmiş olup söz konusu belgelerin açıklama yazısı, maliyet açıklaması, bir adet fiyat teklifi ile fiyat teklifini veren firmaya ait yetki belgelerinden oluştuğu tespit edilmiştir.

Anılan isteklinin aşırı düşük açıklamalarında, araçları kiralama yolu ile temin edeceğini belirttiği ve buna ilişkin fiyat teklifi aldığı, mezkur fiyat teklifinin teklifi veren şirket kaşe ve imzası ile SMMM'ye ait imza ve kaşeyi ve Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.4.2.5'inci maddesinde aranan beyanı ihtiva ettiği görülmüş ancak söz konusu teklif içeriğinde "....çalıştırılacak araçlar için araç kira bedeli, yedek parça, amortisman, madeni yağ, bakım, onarım, trafik cezaları (sürücü hatalarından kaynaklanan cezalar hariç), fenni ve egzoz muayene, zorunlu kasko, zorunlu mali trafik sigortası, ferdi kaza sigortası, D2 ve K1 yetki belgeleri vb. giderler dahil olmak üzere aşağıda sunmuş olduğumuz bedeller ile yapmayı kabul, beyan ve taahhüt ederiz."� ifadesinin yer aldığı, alınan fiyat teklifinde araçlar için teklif edilen tutarların gösterildiği, ancak bu tutarı oluşturan araç kira bedeli, yedek parça, zorunlu kasko ve benzeri giderlerin ayrı ayrı gösterilerek tevsik edilmesi gerekirken yalnızca araçların türleri, miktarları ve birim fiyatlarının belirtildiği, dolayısıyla istekli tarafından yapılan bu açıklamada söz konusu giderlerin mevzuata uygun şekilde tevsik edilmediği görüldüğünden başvuru sahibinin, ihale uhdesinde bırakılan firmanın aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı yönündeki iddiası yerinde görülmüştür.

B)  İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

                      Başvuru sahibi tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının incelenmesi neticesinde, ihale konusu iş kapsamında istenilen 24 aracın şirketlerine kayıtlı araçlar ile temin edileceğinin belirtildiği ve söz konusu araçlara ilişkin amortisman bedeli, zorunlu mali sorumluluk sigortası, kasko, motorlu taşıtlar vergisi, muayene, periyodik bakım, lastik ve D2 "“ K1 yetki belgelerine ilişkin giderlerin öngörüldüğü ve belgelere dayalı olarak açıklandığı, "3 adet dizel min. 35+1 kişilik otobüs"�  kaleminin ise kiralanarak temin edileceğinin belirtildiği, söz konusu otobüsler için fiyat teklifi alındığı, alınan fiyat teklifinin teklifi veren şirket kaşe ve imzası ile SMMM'ye ait imza ve kaşeyi ve Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.4.2.5'inci maddesinde aranan beyanı ihtiva ettiği, fiyat teklifi ekinde yer alan kira sözleşmesinde   "Araçların her türlü yedek parça,amortisman, madeni yağ, bakım, onarım, trafik cezaları (sürücü hatalarından kaynaklanan cezalar hariç), fenni ve egzoz muayene, zorunlu kasko, zorunlu mali trafik sigortası, ferdi kaza sigortası, D2 ve K1 yetki belgeleri  araç sahibine (kiraya verene) aittir"� ifadesinin yer aldığı görülmüş, alınan fiyat teklifinde otobüs için teklif edilen tutarın gösterildiği, ancak bu tutarı oluşturan araç kira bedeli, yedek parça, zorunlu kasko ve benzeri giderlerin ayrı ayrı gösterilerek tevsik edilmesi gerekirken yalnızca otobüsün türü, miktarı ve birim fiyatının belirtildiği, dolayısıyla istekli tarafından yapılan bu açıklamada söz konusu giderlerin mevzuata uygun şekilde tevsik edilmediği görüldüğünden başvuru sahibi ş�ekerler Turizm Taşımacılık ve Tic. Ltd. ş�ti.nin aşırı düşük açıklamalarının da mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

                  Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler"� başlıklı 16.3'üncü maddesinde  "16.3.1.  Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu;

a)  Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b)  Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c)  Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

                      Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

16.3.2.  Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir."�  açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen Tebliğ açıklamasından, idarelerin yaklaşık maliyetin üzerindeki teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahip olduğu anlaşılmaktadır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Asgün Turizm Tekstil İnş. ve Oto. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. ile ş�ekerler Turizm Taşımacılık ve Tic. Ltd. ş�ti.ne ait tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.