Teklif dosyasýnda sunulacak “aslý idarece görülmüþtür” þerhi taþýyacak belgeler idareye ne zamana kadar onaylatýlmalýdýr?

Ýhaleyi Yapan Daire:

Baþvuru Tarih ve Sayýsý:

Baþvuruya Konu Ýhale:

Kurumca Yapýlan Ýnceleme ve Deðerlendirme:

Semiha þžakir Spastik Çocuklar Bakým ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüðütarafýndan 12.12.2012 tarihinde açýk ihale usulü ile yapýlan "Özel Hizmet Alýmý (Temizlik-Danýþma ve Yönlendirme-Kalorifer Ýþi)" ihalesine iliþkin olarak Re-Ko Grup Temizlik Güvenlik Reklam Ýnþaat Turizm Tic. ve San. Ltd. þžti.nin 21.12.2012 tarihinde yaptýðý þikâyet baþvurusunun, idarenin 21.12.2012 tarihli yazýsý ile reddi üzerine, baþvuru sahibince 31.12.2012 tarih ve 43649 sayý ile Kurum kayýtlarýna alýnan 28.12.2012 tarihli dilekçe ile itirazen þikâyet baþvurusunda bulunulmuþtur.

                      Baþvuruya iliþkin olarak 2012/5224 sayýlý þikâyet dosyasý kapsamýnda yapýlan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiþtir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

Ýtirazen þikâyet dilekçesinde özetle,

1. Teklif dosyasý içerisinde sunduklarý evraklarýn ihale saatinden önce idare yetkilisi tarafýndan asýllarý görülerek "aslý gibidir" þeklinde onaylandýðý, ancak kesinleþen ihale kararýnda tekliflerinin aslý idarece görülmüþtür iþleminin ihale tarihinden önce yapýlmasý gerektiði gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, iþlemin emsal Kurul kararlarýna ve mevzuata aykýrý olduðu,

1. Ýhalede ekonomik açýdan en avantajlý birinci ve ikinci tekliflerin yaklaþýk maliyetin üzerinde olduðu, bu sebeple deðerlendirme dýþý býrakýlmalarý gerektiði iddialarýna yer verilmiþtir.

A) Baþvuru sahibinin iddialarýnýn deðerlendirilmesi sonucunda aþaðýdaki hususlar tespit edilmiþtir:

1. Baþvuru sahibinin 1'inci iddiasýna iliþkin olarak:

Ýhale günü düzenlenen Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayýlmama Gerekçelerine Ýliþkin Tutanakta, baþvuru sahibi tarafýndan sunulan Ticaret Sicili Gazetesi, iþ bitirme belgesi, sicil tasdiknamesi ve imza sirkülerinin asýllarýnýn idarece görülerek "aslý gibidir" þeklinde onaylanmasý iþleminin ihale günü yapýldýðý, bunun da Ýdari þžartname'nin 7.7.3'üncü maddesi kapsamýnda uygun olmadýðý tespit edilmiþ, ayný tarihli ihale komisyon kararýnda da, baþvuru sahibinin teklifinin Ýdari þžartname'nin anýlan maddesi gereði deðerlendirme dýþý býrakýlmasýna karar verilmiþtir.

                      Ýdari þžartname'nin 7.7.3'üncü maddesinde,

"Ýstekliler, istenen belgelerin aslý yerine ihale tarihinden önce Ýdare tarafýndan “aslý idarece görülmüþtür” veya bu anlama gelecek þekilde þerh düþülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler." düzenlemesinin yer aldýðý, ayný þžartname'nin 3'üncü maddesinde de ihale tarihinin 12.12.2012, ihale saatinin 14:00 olarak belirtildiði görülmüþtür.

Anýlan istekli tarafýndan teklif dosyasýnda sunulan ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi ile iþ bitirme belgesinin üzerinde "aslý idarece görülmüþtür" þerhinin bulunduðu, þerhin yanýnda 12.12.2012 tarihinin yer aldýðý belirlenmiþtir.

Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliði'nin "Belgelerin sunuluþ þekli" baþlýklý 31'inci maddesinde,

                      "(1) Bu Yönetmeliðin uygulanmasýnda idareler; belgelerin aslýný veya aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asýl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslý yerine ihale veya son baþvuru tarihinden önce idare tarafýndan "aslý idarece görülmüþtür" veya bu anlama gelecek þerh düþülen suretlerini baþvurularý veya teklifleri kapsamýnda sunabilirler. Bu yönde yapýlacak baþvurularýn, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiþ personelince karþýlanmasý zorunludur.

   (2) Noter onaylý belgelerin aslýna uygun olduðunu belirten bir þerh taþýmasý zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmýþ olanlar ile "ibraz edilenin aynýdýr" veya bu anlama gelecek bir þerh taþýyanlar geçerli kabul edilmez......"" hükmü yer almaktadýr.

Anýlan Yönetmelik düzenlemesinde isteklilerin, idarece istenen belgelerin aslý yerine ihale veya son baþvuru tarihinden önce idare tarafýndan "aslý idarece görülmüþtür" veya bu anlama gelecek þerh düþülen suretlerini teklifleri kapsamýnda sunabilecekleri belirtilerek, bu yönde idareye yapýlacak baþvurularýn, "ihaleden önce" idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiþ personelince karþýlanmasýnýn zorunlu olduðuhüküm altýna alýndýðýndan, baþvuru konusu ihalede, ihale günü olan 12.12.2012 tarihinde, ihale saati olan 14:00'dan önceki bir mesai saati içerisinde, idarece istenen ilgili belgelere "aslý idarece görülmüþtür" þerhlerinin düþülmesi iþleminin yapýlmasý ve bu þerhleri taþýyan suretleri içeren tekliflerin idareye sunulmasýnýn mümkün olduðu açýktýr.

Ayrýca, þžartname düzenlemesinin amacýnýn isteklilerce sunulacak belgelerin asýllarýnýn ihaleden önce idarece görülerek gerçekliklerinin teyit edilmesi ve isteklilerin belge asýllarýný sunma külfetinden kurtarýlmasý olduðu, dolayýsýyla, istekliler lehine düzenlenmiþ bir þžartname hükmünün lafzýna baðlý kalarak, amacýna aykýrý þekilde ve istekliler aleyhine uygulanmasýnýn genel hukuk ilkelerine uygun düþmeyeceði anlaþýlmakta olup, 14:00 olan ihale saatinden önce idarece asýllarý görülerek "aslý gibidir" þerhi düþülen belgeler gerekçe gösterilerek ve iþlemin ihale tarihinden bir gün öncesinde yapýlmadýðýndan bahisle, baþvuru sahibinin teklifinin deðerlendirme dýþý býrakýlmasýnda hukuka uyarlýk bulunmamýþtýr.

1. Baþvuru sahibinin 2'nci iddiasýna iliþkin olarak:

Ýhalede yaklaþýk maliyetin 190.661,83 TL olarak belirlendiði, ekonomik açýdan en avantajlý birinci teklifin 192.778,00 TL, ikinci teklifin ise 209.745,93 TL olduðu görülmüþtür.

                      Kamu ihale mevzuatýnda yaklaþýk maliyetin üstündeki tekliflerin deðerlendirme dýþý býrakýlmasý gerektiðine iliþkin herhangi bir emredici hüküm yer almamakta olup, konuya yönelik olarak Kamu Ýhale Tebliði'nin "Yaklaþýk Maliyetin Üzerindeki Teklifler" baþlýklý 16.3'üncü maddesinde,

"Yaklaþýk maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceði hususunda tereddütler olduðu anlaþýlmaktadýr. Ýhale komisyonu;

a)  Yaklaþýk maliyet hesaplanýrken deðerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadýðýný,

b)  Yaklaþýk maliyet güncellenerek tespit edilmiþse, güncellemenin doðru yapýlýp yapýlmadýðýný,

c)  Verilen teklif fiyatlarýnýn piyasa rayiç fiyatlarýný yansýtýp yansýtmadýðýný,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaþýk maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarýný uygun bulmasý halinde ekonomik açýdan en avantajlý teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarýný uygun bulmamasý halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

Yaklaþýk maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneðinin bulunmasý veya ilgili mali mevzuatý gereði ödenek aktarýmýnýn mümkün olmasý durumlarýnda teklifler kamu yararý ve hizmet gerekleri de dikkate alýnarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir." açýklamasýna yer verilmiþ olup, idarece yaklaþýk maliyetin üzerindeki tekliflerin deðerlendirme dýþý býrakýlmayarak ihalenin üzerlerinde býrakýlmasý iþleminde mevzuata aykýrýlýk bulunmamýþtýr.

B)  Ýhalelere Yönelik Baþvurular Hakkýnda Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapýlan inceleme sonucunda tespit edilen aykýrýlýklar ve buna iliþkin inceleme ve hukuki deðerlendirme aþaðýda yapýlmýþtýr:

                      Ýhalede istekli sýfatýný haiz Arda þžentürk'ün teklifinin, ticaret sanayi odasý belgesi, teklif vermeye yetkili olduðuna dair belge ile iþ deneyim belgesinin Ýdari þžartname'nin 7.7.3'üncü maddesine aykýrý olduðu gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý görülmüþtür.

                  Anýlan isteklinin teklif dosyasýnda sunduðu Ticaret Sicil Gazetesi, oda sicil kayýt sureti, imza beyannamesi ve iþ bitirme belgesinin üzerinde "aslý idarece görülmüþtür" þerhinin bulunduðu, þerhin yanýnda 12.12.2012 tarihinin yer aldýðý görülmüþ, kararýn (A) bölümünde birinci iddia konusu hususa iliþkin yapýlan deðerlendirmelerin bahse konu istekli açýsýndan da geçerli olduðu sonucuna ulaþýlmýþtýr. Bu itibarla, anýlan isteklinin teklifinin belirtilen gerekçe ile deðerlendirme dýþý býrakýlmasý mevzuata uygun bulunmamýþtýr.

                  Sonuç olarak, yukarýda mevzuata aykýrýlýklarý belirtilen iþlemlerin düzeltici iþlemle giderilebilecek nitelikte iþlemler olduðu tespit edildiðinden, baþvuru sahibi Re-Ko Grup Temizlik Güvenlik Reklam Ýnþaat Turizm Tic. ve San. Ltd. þžti. ve Arda þžentürk'ün tekliflerinin deðerlendirmeye alýnmasý bu aþamadan sonraki iþlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleþtirilmesi gerekmektedir.

Açýklanan nedenlerle 4734 sayýlý Kanun’un 65′inci maddesi uyarýnca bu kararýn teblið edildiði veya teblið edilmiþ sayýldýðý tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara Ýdare Mahkemelerinde dava yolu açýk olmak üzere,

Anýlan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (b) bendi gereðince düzeltici iþlem belirlenmesine,

Oybirliði ile karar verildi.