Aşırı düşük sorgulaması çerçevesinde sunulan belgelerdeki eksiklikler, bilgi eksikliği olarak değerlendirilip tamamlatılabilir mi?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

Karapınar İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 15.08.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "2013-2014 Öğretim Yılı Taşımalı 787 İlk ve Ortaokul Öğrencilerinin 181 Günlük Malzeme Dahil Sıcak Öğle Yemeği Pişirme ve Dağıtımı" � ihalesine ilişkin olarak Mustafa Pak'ın 04.10.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.10.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 14.10.2013 tarih ve 31992 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.10.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/3678 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle aşırı düşük teklif açıklamalarının idarece uygun bulunmamasına gerekçe gösterilen eksikliklerin tamamlatılabilir eksiklikler olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "Tekliflerin değerlendirilmesi" � başlıklı 37'nci maddesinde   "İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır." �  hükmü,

Aynı Kanun'un "Aşırı düşük teklifler" � başlıklı 38'inci maddesinde;   "İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir." �  hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması" � başlıklı 56 ncı maddesinde   ".... (4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir…" �  hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi" � başlıklı 79'uncu maddesinde   "....79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

....

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." � ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; "Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim." � ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir." �  açıklaması yer almaktadır.

İhale sürecinde eksik bilgi ve belgelerin tamamlatılmasına ilişkin mevzuat hükümleri incelendiğinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda aşırı düşük teklifler başlıklı 38'inci maddesinden önce tekliflerin değerlendirilmesi başlıklı 37'nci maddede yer verilen eksik bilgi ve belgelerin tamamlanması hususunun, ilk oturumda sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde, eksiklikleri tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasından önce bu eksikliklerin teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceğinin belirtildiği, Kanun'un 38'inci maddesinde ise idarece tekliflerin Kanunun 37'nci maddesine göre değerlendirilmesi üzerine aşırı düşük tekliflerin sorgulanması aşamasına geçileceğinin belirtildiği görülmüştür. Sonuç olarak Kanun'da belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlanması imkanının isteklilerin yeterliklerinin belirlenmesi aşaması için tanındığı, bu imkan ile yeterliğe sahip olan ancak belgelerdeki bilgi eksikliği nedeniyle değerlendirme dışı bırakılan isteklilerin mağduriyetinin önlenerek, rekabetin arttırılmasının amaçlandığı ancak aşırı düşük tekliflerin sorgulanması aşamasındaki isteklilerin tümünün ilgili hüküm uyarınca yeterliğe sahip olduğu kabul edildiğinden, bu aşamada belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlanmasının mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

İdari ş�artname'nin ikinci maddesinde işin adı   "2013-2014 Öğretim yılı taşımalı 787 İlk ve Ortaokul Öğrencilerinin 181 günlük malzeme dahil sıcak öğle yemeği pişirme ve dağıtımı" �, türü ve miktarı

"

." �  olarak düzenlenmiştir.

15.08.2013 tarihinde yapılan ihaleye 7 isteklinin katıldığı, 5 isteklinin teklif fiyatının karsız yaklaşık maliyetin altında kalması nedeniyle söz konusu isteklilerden tekliflerinin bileşenleri hakkında açıklama istendiği, bir isteklinin açıklamada bulunmadığı, başvuru sahibi dahil üç isteklinin açıklamasının uygun bulunmadığı, ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan Çağrı Temizlik Medikal Güvenlik Hizmetleri Mühendislik Gıda İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim ş�irketi üzerinde bırakıldığı,

İhale komisyon kararı incelendiğinde, başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının araç sigorta giderleri, analiz ve numune giderleri ve ilaçlama giderlerinin hesaplanmadığı, ibraz edilen proforma faturaların ilgili mali müşavirce onaylı olmadığı gerekçeleriyle uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

İdarenin 16.08.2013 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısı ekinde nakliye maliyeti, işçilik maliyeti, örnek yemek menüsü maliyeti ve elektrik, su doğalgaz ve temizlik malzemesi giderlerinin açıklanmasının istendiği görülmüştür.

Anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, açıklamanın bir üst yazı, 4 sayfa maliyet hesabı, 7 adet proforma fatura ve 1 sayfa da fatura örneği olmak üzere toplam 13 sayfadan oluştuğu, proforma faturalarda meslek mensubu tarafından onaylanması gereken beyanın, kaşe ve imzanın yer almadığı, yemek maliyetlerine ilişkin analizin ve araç sigorta giderlerine ilişkin bir herhangi bir belgenin bulunmadığı tespit edilmiştir.

Söz konusu eksiklikler dolayısıyla başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının ilgili Tebliğ maddelerine uygun olarak tanzim edilmediği anlaşılmıştır.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde başvuru sahibi tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak sunulmadığı, açıklamada yer alan eksikliklerin de 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda öngörülen belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması kapsamında görülemeyeceği anlaşıldığından, başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının idarece uygun bulunmaması işleminde mevzuata aykırılık görülmeyerek başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.