İdare, teklif süresinin uzatılmasına ilişkin talebi ile birlikte, geçici teminatının süresinin de uzatılması talebini de isteklilere bildirmeli midir?

İhaleyi Yapan Daire:  

Başvuru Tarih ve Sayısı:  

Başvuruya Konu İhale:  

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  

İstanbul İli Anadolu Kuzey Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği, Haydarpaşa Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 19.03.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan "2013 Yılı Malzemeli Yemek Pişirme, Kahvaltı Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası" ihalesine ilişkin olarak Uslu Yemekçilik Tem. Nak. İnş. ve Otomasyon Hizm. San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 05.09.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.09.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.09.2013 tarih ve 30527 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.09.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/3486 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 16.05.2013 tarihinde kendilerine tebliğ edilen ihale komisyon kararında ekonomik açıdan en avantajlı 1'inci ve 2'nci istekli olarak belirlenmedikleri, bunun üzerine geçici teminatlarının idareden geri alındığı, daha sonra 10.07.2013 tarih ve 2013/UH.II-2840 nolu Kurul kararı ile   tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiğine karar verildiği, idarece teklif geçerlilik süresinin uzatılmasına ilişkin kendilerine bildirimde bulunulmasına rağmen, geçici teminatın geçerlilik süresinin uzatılmasına ilişkin bildirimde bulunulmadığı ve geçici teminat geçerlilik süresinin uzatılmaması nedeniyle idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "Tekliflerin geçerlilik süresi" başlıklı 32'inci maddesinde   "Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir."  hükmü,

                      Aynı Kanun'un "Teminat mektupları" başlıklı 35'inci maddesinde   "… (2) -(Değişik: 4964/ 22 md.) Bu Kanun kapsamında verilecek teminat mektuplarının kapsam ve şeklini tespite Kamu İhale Kurumu yetkilidir.

32 nci maddeye göre belirlenen tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle idare tarafından belirlenir.

İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez."    hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Tekliflerin geçerlilik süresi" başlıklı 54'üncü maddesinde   "(1) Tekliflerin geçerlilik süresi; tekliflerin tahmini değerlendirme süresi, şikayete ilişkin süreler, ihale kararının onaylanması ile sözleşme imzalanmasına kadar geçecek süre ve benzeri hususlar dikkate alınarak belirlenir ve bu süre ihale dokümanında belirtilir.

                  (2) İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir." hükmü,

                  Yönetmeliğin "Teminatlar" başlıklı 55'inci maddesinde   "(1) İhalelerde, teklif edilen bedelin yüzde üçünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

                  (2) İhale üzerinde kalan istekliden sözleşme imzalanmadan önce, ihale bedelinin yüzde altısı oranında kesin teminat alınır.

                  (3) Kanunun 34 üncü maddesindeki değerler teminat olarak kabul edilir.

                  (4) İstekli veya yüklenici tarafından, teminat olarak banka teminat mektubu verilmesi halinde, bu teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur. Standart formlara uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez.

                  (5) Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

                  (6) Kesin teminat mektuplarının süresi, ihale konusu işin kabul tarihi, garanti süresi öngörülen işlerde ise garanti süresi dikkate alınmak suretiyle idare tarafından belirlenir.

                  (7) İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.

                  (8) Her ne suretle olursa olsun, idarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

                  (9) Gerek görüldüğünde teminat mektuplarının ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyidi idarelerce yapılabilir. Yapılan teyitlerde, bankanın en az iki yetkilisinin imzasının bulunması gerekir.

                  (10) Fiyat farkı ödenmesi öngörülerek ihale edilen işlerde fiyat farkı olarak ödenecek bedelin, sözleşme bedelinde artış meydana gelmesi halinde ise bu artış tutarının yüzde altısı oranında teminat olarak kabul edilen değerler üzerinden ek kesin teminat alınır. Fiyat farkı olarak ödenecek bedel üzerinden hesaplanan ek kesin teminat, hakedişlerden kesinti yapılmak suretiyle de karşılanabilir." hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Geçici teminat mektuplarının süresi" başlıklı 18.2.nci maddesinde   "4734 sayılı Kanunun 35 inci maddesindeki; "Bu Kanun kapsamında bankalarca verilecek teminat mektuplarının kapsam ve şeklini tespite Kurum yetkilidir. 4734 sayılı Kanunun 32 nci maddesine göre belirlenen tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır." hükmü ile ilgili olarak, geçici teminat mektuplarındaki sürenin idareler tarafından, teklif geçerlik süresinden itibaren 30 günden daha uzun süreli olarak belirlenip belirlenemeyeceği konusunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İdare, 4734 sayılı Kanunun 35 inci maddesini esas alarak, teklif geçerlilik süresinin bitimi tarihine 30 gün eklemek suretiyle bulduğu tarihi idari şartnamenin "geçici teminat" başlıklı maddesine yazacaktır. Tip idari şartnamelerin geçici teminata ilişkin maddeleri gereğince geçici teminat olarak sunulan teminat mektubunda geçerlilik tarihi belirtilmeli ve bu tarih, idari şartnamede öngörülen tarihten önce olmamalıdır. Bu çerçevede, asgari süreyi karşılayan veya asgari sürelerden daha uzun süreleri içerir geçici teminat mektuplarının geçerli kabul edilmesi gerekmektedir. Ayrıca, süresiz geçici teminat mektupları da kabul edilecektir."  açıklaması,

Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Teklif geçerlilik süresinin dolmasından sonra sözleşme yapılması" başlıklı 16.7'nci maddesinde "Kesinleşen ihale kararı bildirildikten sonra şikayet başvurusunda bulunulması veya dava açılması nedeniyle ihale sürecinin uzaması sonucunda; teklif geçerlilik süresinin ihale dokümanında öngörülen süre kadar uzatıldığı ve bu sürenin de dolduğu, buna rağmen sözleşmenin imzalanamadığı durumlarda; İhale Uygulama Yönetmeliklerinde yer alan sözleşmenin imzalanması ile ilgili hükümlere göre, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi veya ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi ile kabul etmeleri şartıyla, sözleşme imzalanabilir. İdarece bu durumda ihale üzerinde kalan istekliye sözleşme imzalayıp imzalamayacağı hususu sorulmaksızın sadece teklif geçerlilik süresinin dolduğu gerekçe gösterilerek ihalenin iptal edilmemesi gerekmektedir. Ancak tekliflerin geçerlilik süresinin dolmuş olması nedeniyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi veya ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin sözleşmeyi imzalama zorunluluğu bulunmadığından, sözleşmeyi imzalamayan istekliler hakkında geçici teminatın irat kaydedilmesine ve yasaklamaya ilişkin hükümler uygulanmayacaktır." açıklaması yer almaktadır.

İdari ş�artname'nin   "Tekliflerin geçerlilik süresi" başlıklı 24'üncü maddesinde   "24.1.Tekliflerin geçerlilik süresi, ihale tarihinden itibaren 120 (YÜZYİRMİ) takvim günüdür.

24.2.İhtiyaç duyulması halinde, teklif geçerlilik süresinin en fazla yukarıda belirlenen süre kadar uzatılması istekliden talep edilebilir. İstekli, İdarenin bu talebini kabul veya reddedebilir. İdarenin teklif geçerlilik süresinin uzatılması talebini reddeden isteklinin geçici teminatı iade edilir.

24.3.Teklifinin geçerlilik süresini uzatan istekli, teklif ve sözleşme koşullarını değiştirmeden, geçici teminatını kabul ettiği yeni teklif geçerlilik süresi ile geçici teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirir.

24.4.Bu konudaki istek ve cevaplar yazılı olacaktır." düzenlemesi,

                      İdari ş�artname'nin   "Geçici teminat" başlıklı 26'ncı maddesinde   "26.1.İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3′ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3′ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

26.2.İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam geçici teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.

26.3.Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, 15.08.2013 tarihinden önce olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

26.4.Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.    düzenlemesi,

                      İdari ş�artname'nin "Geçici teminatın iadesi" başlıklı 29'uncu maddesinde   "29.1.İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektupları, ihaleden sonra Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir.

29.2.İhale üzerinde bırakılan isteklinin geçici teminatı ise gerekli kesin teminatın verilip sözleşmeyi imzalaması halinde iade edilir.

29.3.İhale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalanması halinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat, sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir."    düzenlemesi yer almaktadır.

İhaleye teklif veren isteklilerden Turkuaz Yemekhane Temizlik Güvenlik Hizmetleri ve Gıda Sanayi Ticaret Ltd. ş�ti. ve RMA Gıda Petrol Hayvancılık İnşaat Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited ş�irketi-Yenibahar Yemek Temizlik Bilişim İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti. İş Ortaklığının tekliflerinin 08.05.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Avira Gıda İnşaat Araç Kiralama Taah. A.ş�. üzerinde bırakıldığı, Çelikler Tem. İnş. Tekstil Gıda Taah. San. ve Tic. Ltd. ş�ti.nin de   ekonomik açıdan en avantajlı 2'nci istekli olarak belirlendiği,   bunun üzerine Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin geçici teminatının talebi üzerine iade edildiği görülmüştür.

Daha sonra Çelikler Tem. İnş. Tekstil Gıda Taah. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. tarafından 12.06.2013 tarih ve 19995 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulduğu, 10.07.2013 tarih ve 2013/UH.II-2840 nolu Kurul kararı ile "teklifi aşırı düşük teklif olarak değerlendirilen Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited ş�irketi'nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi" yönünde düzeltici işlem belirlenmesine karar verildiği anlaşılmıştır.

Bu sırada, İdari ş�artname'de belirlenen teklif geçerlik süresinin dolması sebebiyle idare tarafından 12.07.2013 tarihli yazılar ile,   Altıntat Yemek Temizlik İnşaat Nak. San. Tic.   Ltd. ş�ti., Aşgana Toplu Yemek ve İkram Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. ş�ti., Seç-San Yemek Hizmetleri Otomasyon İletişim Otomotiv Gıda Hayvancılık Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti., Avşaroğulları Yemek Hizmetleri San. Tic. Ltd. ş�ti., Çelikler Tem. İnş. Tekstil Gıda Taah. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. ve Avira Gıda İnşaat Araç Kiralama Taah. A.ş�.ye, teklif ve sözleşme koşulları değişmemek kaydıyla teklif geçerlik süresinin 120 gün uzatılması hususunda yazı tebliğ edildiği belirlenmiştir. İdarece isteklilere gönderilen "Çok İvedi" ibareli söz konusu yazılarda, teklif geçerlilik sürelerinin uzatılıp uzatılmayacağının sorulduğu, ancak isteklilerin teklif geçerlilik sürelerinin uzatıp uzatmadıkları hususunu ne zamana kadar idareye bildirmeleri gerektiğinin açıkça belirtilmediği, yine geçici teminat süresinin de uzatılmasına dair herhangi bir ibareye yer verilmediği anlaşılmıştır.

Teklif geçerlilik sürelerinin uzatılmasıyla ilgili söz konusu tebligatlara ilişkin olarak isteklilerin cevap yazıları incelendiğinde, Avşaroğulları Yemek Hizmetleri San. Tic. Ltd. ş�ti.nin teklif geçerlilik süresini uzatmayacağını bildirdiği,   Aşgana Toplu Yemek ve İkram Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. ş�ti.nin söz konusu yazıya cevap vermediği, Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin ise teklif geçerlik süresinin uzatımını kabul ettiğini yazılı olarak bildirmesine rağmen, geçici teminat süresinin uzatılmasına ilişkin olarak herhangi bir belge sunmadığı, Çelikler Tem. İnş. Tekstil Gıda Taah. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. ve Avira Gıda İnşaat Araç Kiralama Taah. A.ş�.nin ise teklif geçerlik süresinin uzatılmasına kabul ettiklerini yazılı olarak beyan ettikleri ve geçici teminat süresinin de uzatılmasına dair belge sundukları anlaşılmıştır. Altıntat Yemek Temizlik İnşaat Nak. San. Tic.   Ltd. ş�ti. ve Seç-San Yemek Hizmetleri Otomasyon İletişim Otomotiv Gıda Hayvancılık Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin ise ihaleye teklif zarfları içerisinde, vade tarihi 31.12.2013 olan geçici teminat mektupları sundukları, buna göre halihazırda geçici teminat sürelerinin olduğu Altıntat Yemek Temizlik İnşaat Nak. San. Tic. Ltd. ş�ti.nin 24.07.2013 tarihinde teklif geçerlilik süresini uzattığı, Seç-San Yemek Hizmetleri Otomasyon İletişim Otomotiv Gıda Hayvancılık Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin de 07.08.2013 tarihinde teklif geçerlilik süresini uzattığı anlaşılmıştır.

10.07.2013 tarih ve 2013/UH.II-2840 nolu Kurul kararı sonucu idarece alınan komisyon kararı ile teklifi değerlendirmeye alınan Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin 25.07.2013 tarih ve 10912 sayı ile idare kayıtlarına alınan şikâyet dilekçesinde, kendilerine de "teklif geçerlik süresinin uzatılması ve geçici veya kesin teminat istenmesine ilişkin yazıların tebliğ edilmesi" talebinde bulunduğu, bunun üzerine idarece anılan istekliye tebliğ edilen 31.07.2013 tarihli ve 10275 sayılı yazıda Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin teklif geçerlik süresinin 120 gün uzatılmasının uygun olup olmadığı hususunun 19.08.2013 tarihine kadar idareye bildirilmesi gerektiği belirtilmiş, yine bu yazıda da geçici teminat süresinin de uzatılmasına dair herhangi bir ibareye yer verilmediği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekli Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti. tarafından idarenin kayıtlarına 19.08.2013 tarihinde 11989 sayı ile alınan cevap yazısı ile teklif geçerlik süresinin belirtilen süre (120 gün) kadar uzatılmasının kabul edildiği bildirilmekle birlikte geçici teminat mektubuna ilişkin herhangi bir açıklamada bulunulmadığı görülmüştür.

Teklif geçerlilik sürelerinin uzatımına ilişkin yazıların isteklilere gönderilmesinden sonra alınan 02.09.2013 tarihli düzeltici ihale komisyonu kararı ile de; Avşaroğulları Yemek Hizmetleri San. Tic. Ltd. ş�ti., Aşgana Toplu Yemek ve İkram Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. ş�ti. ve Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti.nin tekliflerinin teklif geçerlilik süresi ve geçici teminat süresi uzatımına dair yukarıda yer verilen nedenlerden dolayı değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun "Teminat mektupları" başlıklı 35'inci maddesinde yer alan "...Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır.."  hükmü göz önüne alındığında, Uslu Yemekçilik Temizlik Nakliyat İnşaat ve Otomasyon Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. ş�ti. tarafından teklif geçerlik sürelerinin uzatılması kabul edilmekle birlikte, her ne kadar idarenin yazısında açıkça istenmese de Kanun'un açık hükmü gereği geçici teminat mektubunun da sunulması gerektiği, esasında isteklinin de bu durumun farkında olduğu ve idareden geçici veya kesin teminat istenmesine ilişkin yazıların kendilerine tebliğ edilmesini de istediği, bu itibarla geçici teminat mektuplarının sunulmaması sonucunda tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.