Aslýna uygunluðu noterce onaylý suretine istinaden, baþka bir noterce onaylanmýþ imza sirküleri geçerli belge olarak kabul edilir mi?

Ýhaleyi Yapan Daire:  

Baþvuru Tarih ve Sayýsý:  

Baþvuruya Konu Ýhale:  

Kurumca Yapýlan Ýnceleme ve Deðerlendirme:  

Hatay Çevre ve þžehircilik Ýl Müdürlüðü tarafýndan 13.12.2013tarihinde açýk ihale usulüile yapýlan "Hatay Çevre ve þžehircilik Ýl Müdürlüðü Araç Kiralama Hizmeti (5 Araç þžoförlü Yakýtsýz)" ihalesine iliþkin olarak Orontes Yemekçilik Temizlik Bilgi Ýþlem Veri Haz. Tarým Gýda Ýnþaat Ormancýlýk ve Hayvancýlýk Ýth. Ýhr. San. ve Tic. Ltd. þžti.nin 20.12.2013tarihinde yaptýðý þikâyet baþvurusunun, idarenin 23.12.2013tarihli yazýsý ile reddi üzerine, baþvuru sahibince 25.12.2013tarih ve 40767sayý ile Kurum kayýtlarýna alýnan 24.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen þikâyet baþvurusunda bulunulmuþtur.

                      Baþvuruya iliþkin olarak 2013/4862sayýlý þikâyet dosyasý kapsamýnda yapýlan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiþtir.

Karar:  

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

Ýtirazen þikâyet dilekçesinde özetle,teklifleri kapsamýnda sunduklarý imza sirküsünün suretinin noter tarafýndan tasdiklendiði gerekçesiyle tekliflerinin deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, idarece tesis edilen deðerlendirme dýþý býrakma iþleminin mevzuata aykýrý olduðu ve tekliflerinin deðerlendirmeye alýnmasý gerektiðiiddialarýna yer verilmiþtir.

Baþvuru sahibinin iddialarýnýn deðerlendirilmesi sonucunda aþaðýdaki hususlar tespit edilmiþtir.

Baþvuru konusu ihaleye ait Ýdari þžartname'nin "Ýhale konusu iþe iliþkin bilgiler" baþlýklý 2.1'inci maddesinde,

                      "2.1. Ýhale konusu hizmetin;

a) Adý: Hatay Çevre ve þžehircilik Ýl Müdürlüðü Araç Kiralama Hizmeti (5 Araç þžoförlü Yakýtsýz)

b) Miktarý ve türü: Hizmetin miktarý ve türü ekte yer almaktadýr."  düzenlemesi,

Ayný þžartname'nin "Ýhaleye katýlabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri" baþlýklý 7'nci maddesinde,

"7.1.Ýsteklilerin ihaleye katýlabilmeleri için aþaðýda sayýlan belgeleri teklifleri kapsamýnda sunmalarý gerekir:

a) Mevzuatý gereði kayýtlý olduðu ticaret ve/veya sanayi odasý veya ilgili meslek odasý belgesi;

1) Gerçek kiþi olmasý halinde, kayýtlý olduðu ticaret ve/veya sanayi odasýndan ya da ilgili meslek odasýndan, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduðu yýlda alýnmýþ, odaya kayýtlý olduðunu gösterir belge,

2) Tüzel kiþi olmasý halinde, ilgili mevzuatý gereði kayýtlý bulunduðu ticaret ve/veya sanayi odasýndan, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduðu yýlda alýnmýþ, tüzel kiþiliðin odaya kayýtlý olduðunu gösterir belge,

b) Teklif vermeye yetkili olduðunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kiþi olmasý halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kiþi olmasý halinde, ilgisine göre tüzel kiþiliðin ortaklarý, üyeleri veya kurucularý ile tüzel kiþiliðin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamýnýn bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmamasý halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususlarý gösteren belgeler ile tüzel kiþiliðin noter tasdikli imza sirküleri,

                        …7.7.Belgelerin sunuluþ þekli:

 7.7.1.Ýstekliler, yukarýda sayýlan belgelerin aslýný veya aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerini vermek zorundadýr. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliðine baðlý odalarca “aslýnýn aynýdýr” þeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunlarýn noter onaylý suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluþlarý ile kamu kurumu niteliðindeki meslek kuruluþlarýnýn internet sayfasý üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapýlabilen ihaleye katýlým ve yeterlik belgelerinin internet çýktýsý sunulabilir.

7.7.2.Noter onaylý belgelerin aslýna uygun olduðunu belirten bir þerh taþýmasý zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmýþ olanlar ile “ibraz edilenin aynýdýr” veya bu anlama gelecek bir þerh taþýyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3.Ýstekliler, istenen belgelerin aslý yerine ihale tarihinden önce Ýdare tarafýndan “aslý idarece görülmüþtür” veya bu anlama gelecek þekilde þerh düþülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler."  düzenlemesi yer almaktadýr.

Sözleþme Tasarýsý'nýn "Ýþin süresi" baþlýklý 9'uncu maddesinde,

 "9.1. Ýþe baþlama tarihi 01.01.2014; iþi bitirme tarihi 31.12.2014

9.2. Bu sözleþmenin uygulanmasýnda sürelerin hesabý takvim günü esasýna göre yapýlmýþtýr."düzenlemesi yer almaktadýr.

Yukarýda yer verilen Ýdari þžartname'nin 7.7.2'nci maddesinde, noter onaylý belgelerin aslýna uygun olduðunu belirten bir þerh taþýmasýnýn zorunlu olduðu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmýþ olanlar ile "ibraz edilenin aynýdýr" veya bu anlama gelecek bir þerh taþýyanlarýn geçerli kabul edilmeyeceði, 7.7.3'üncü maddesinde ise, isteklilerin istenen belgelerin aslý yerine ihale tarihinden önce idare tarafýndan "aslý idarece görülmüþtür" veya bu anlama gelecek þekilde þerh düþülen suretlerini tekliflerine ekleyebilecekleri belirtilmiþtir.

                      13.12.2013 tarihinde yapýlan ihalede 5 istekli olabilecek firmanýn ihale dokümaný satýn aldýðý, 3 isteklinin teklif verdiði, baþvuru sahibi isteklinin sunduðu imza sirküsünün sureti noter tarafýndan tasdiklendiði gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, Aktur Gýda Nak. Paz. Kom. Taah. Tic. Ltd. þžti.nin teklifinin yaklaþýk maliyetin üzerinde olduðu gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýldýðý, ihalenin Behsat Kýlýçüzerinde býrakýlmasýna karar verildiði anlaþýlmýþtýr.

                    Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliði'nin "Belgelerin Sunuluþ þžekli" baþlýklý 31 inci maddesinde,

                    (1) Bu Yönetmeliðin uygulanmasýnda idareler; belgelerin aslýný veya aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asýl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslý yerine ihale veya son baþvuru tarihinden önce idare tarafýndan "aslý idarece görülmüþtür" veya bu anlama gelecek þerh düþülen suretlerini baþvurularý veya teklifleri kapsamýnda sunabilirler. Bu yönde yapýlacak baþvurularýn, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiþ personelince karþýlanmasý zorunludur.

                  (2) Noter onaylý belgelerin aslýna uygun olduðunu belirten bir þerh taþýmasý zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmýþ olanlar ile "ibraz edilenin aynýdýr" veya bu anlama gelecek bir þerh taþýyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliðine baðlý odalarca "aslýnýn aynýdýr" þeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunlarýn noter onaylý suretleri de kabul edilir…"  hükmü bulunmaktadýr.

Baþvuru sahibi Orontes Yemekçilik Temizlik Bilgi Ýþlem Veri Hazýrlama Tarým Gýda Ýnþaat Ormancýlýk ve Hayvancýlýk Ýthalat Ýhracat Sanayi ve Ticaret Limited þžirketi'nin ihaleye sunduðu teklif dosyasý incelendiðinde,

Ýsteklinin teklif vermeye yetkili olduðunu gösteren imza sirküleri sunduðu, þikâyete konu imza sirkülerinin ilk olarak Hatay 2'nci Noterliði tarafýndan, belge üzerine  "Ýþbu örnek Daire Dosyasýnda Saklý Ayný Tarih ve Yevmiye No'lu Aslýna Uygun Olduðunu Onaylýyorum."  þerhi düþülerek 21.02.2013 tarih ve 03101 yevmiye numarasý ile onaylandýðý tespit edilmiþtir. Bahse konu onaylý suretin Hatay 3'üncü Noterliði tarafýndan, belge üzerine  "Ýþbu Suret Aslýna Uygundur. Tasdik Ederim."  þžerhi düþülerek 23.10.2013 tarih ve 23094 yevmiye numarasý ile onaylandýðý tespit edilmiþtir.

Buna göre, Hatay 2'nci Noterliðinin belgenin aslýný görerek belgenin asýl olduðunu onayladýðý tespit edilmiþtir. Hatay 3'üncü Noterliði tarafýndan belge üzerine düþülen þerhten ise, Hatay 2'nci Noteri tarafýndan ýslak imza ve mührünü taþýyan suretinin görülerek verilen ve aslýna uygun olduðu onaylanan belgenin, aslýna uygun olduðunun tekrar onaylandýðý anlaþýlmaktadýr.

Diðer taraftan daha önce ayný konuya iliþkin olarak yapýlan bir incelemeye esas olmak üzere Kurumumuzca Türkiye Noterler Birliði'ne 04.03.2010 tarih ve 474/2926 sayýlý yazý ile "Adana 2. Noterliði tarafýndan yapýlmýþ nihai onayýn kamu ihale mevzuatý anlamýnda, suret veya fotokopisi görülerek yapýlmýþ bir onay olarak mý yoksa belgenin aslýna uygunluðuna yönelik yapýlmýþ bir onay olarak mý deðerlendirilmesi gerektiði hususunda" görüþ sorulmuþ olup, Türkiye Noterler Birliði tarafýndan gönderilen 19.03.2010 tarih ve 6374 sayýlý yazýda yazýya konu olaya iliþkin, iþlem aslýnýn Adana 5. Noterliðinde yapýlmasý, örneðinin de ayný noterlikçe çýkarýlmasý ve bu örneðinde Adana 2. Noterliðince görülerek suret verilmesi nedeniyle onaylama iþleminin belgenin aslýna uygun olduðuna dair yapýlmýþ bir onay niteliðinde olduðu ifade edilmiþtir.

Tüm bu açýklamalar ve Türkiye Noterler Birliðinden alýnan görüþ doðrultusunda (ilgili Birliðe sorulan örnek olay ile incelemeye konu hususun benzer olduðu dikkate alýndýðýnda), Hatay 2'nci Noterliði'nin ýslak imza ve mührünü taþýyan suretinin görülerek Hatay 3'üncü Noterliði tarafýndan ikinci bir onay iþleminin yapýldýðý anlaþýlmýþ olup,baþvuru sahibi tarafýndan teklif dosyasý kapsamýnda sunulan imza sirkülerinin aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örnek (suret) niteliði taþýdýðý, Hizmet Alýmý Ýhaleleri Uygulama Yönetmeliði'nin yukarýda yer verilen 31'inci maddesi uyarýnca aslýna uygunluðu noterce onaylanmýþ örneklerin asýl belge gibi iþlem göreceði, baþvuru sahibinin mevzuata uygun bir belgelendirme yaptýðý ve bu itibarla idarenin, sunulan imza sirkülerinin belgelerin sunuluþ þekline aykýrý olduðundan bahisle baþvuru sahibinin teklifini deðerlendirme dýþý býrakmasý iþleminde mevzuata uyarlýk bulunmadýðý anlaþýlmýþtýr.

                      Ayrýca, Kamu Ýhale Genel Tebliði'nin "Yaklaþýk maliyetin üzerindeki teklifler" baþlýklý 16.3'üncü maddesinde  "16.3.1.  Yaklaþýk maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceði hususunda tereddütler olduðu anlaþýlmaktadýr. Ýhale komisyonu;

a)  Yaklaþýk maliyet hesaplanýrken deðerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadýðýný,

b)  Yaklaþýk maliyet güncellenerek tespit edilmiþse, güncellemenin doðru yapýlýp yapýlmadýðýný,

c)  Verilen teklif fiyatlarýnýn piyasa rayiç fiyatlarýný yansýtýp yansýtmadýðýný,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaþýk maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarýný uygun bulmasý halinde ekonomik açýdan en avantajlý teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarýný uygun bulmamasý halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

16.3.2.  Yaklaþýk maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneðinin bulunmasý veya ilgili mali mevzuatý gereði ödenek aktarýmýnýn mümkün olmasý durumlarýnda teklifler kamu yararý ve hizmet gerekleri de dikkate alýnarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir."  þeklinde açýklama yer almaktadýr.

                    Baþvuru sahibi isteklinin teklifinin deðerlendirmeye alýnmasýndan sonra kalan geçerli tekliflerin tamamý yaklaþýk maliyetin üzerinde olup idarece yukarýda belirtilen Teblið açýklamasý uyarýnca deðerlendirme yapýlmalýdýr.

Sonuç olarak, yukarýda mevzuata aykýrýlýðý belirlenen ihale iþlemlerinin düzeltici iþlemle giderilebilecek nitelikte iþlemler olduðu tespit edildiðinden, Orontes Yemekçilik Temizlik Bilgi Ýþlem Veri Hazýrlama Tarým Gýda Ýnþaat Ormancýlýk ve Hayvancýlýk Ýthalat Ýhracat Sanayi ve Ticaret Limited þžirketi'nin teklifinin deðerlendirmeye alýnmasý ve bu aþamadan sonraki ihale iþlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleþtirilmesi gerekmektedir.

Açýklanan nedenlerle 4734 sayýlý Kanun’un 65′inci maddesi uyarýnca bu kararýn teblið edildiði veya teblið edilmiþ sayýldýðý tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara Ýdare Mahkemelerinde dava yolu açýk olmak üzere,

Anýlan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fýkrasýnýn (b) bendi gereðince düzeltici iþlem belirlenmesine,

Oyçokluðu ile karar verildi.

KARþžI OY

Baþvuru sahibinin itirazen þikayet baþvuru dilekçesinde belirttiði iddiasý kapsamýnda Kurul çoðunluðunca "Düzeltici iþlem belirlenmesine"karar verilmiþtir.

Baþvuru sahibinin iddiasýnýn Ýhalelere Yönelik Baþvurular Hakkýnda Yönetmeliðin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararýna dayanak teþkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapýlan inceleme sonucunda;

Hatay Çevre ve þžehircilik Ýl Müdürlüðü tarafýndan gerçekleþtirilen "Hatay Çevre ve þžehircilik Ýl Müdürlüðü Araç Kiralama Hizmeti (5 Araç þžoförlü Yakýtsýz)" ihalesine iliþkin yaklaþýk maliyetin                                                                                                                                                                      piyasa araþtýrmasý esas alýnarak toplam141.870,00  TL olarak hesaplandýðý,

Bahse konu ihalede 5 adet ihale dokümaný satýn alýndýðý, 13.12.2013tarihinde gerçekleþtirilen ihaleye 3 istekli tarafýndan teklif verildiði,

Ýdarece tekliflerin denetimine iliþkin yapýlan inceleme uyarýnca, verilen üç teklifin de yaklaþým maliyetin üzerinde olduðu, bir isteklinin teklifinin "imza sirküsü sureti noter tarafýndan tasdiklendiði" gerekçesiyle ve bir isteklinin teklifinin de "teklifi yaklaþýk maliyetin % 20 üstünde olduðu"gerekçesiyle deðerlendirme dýþý býrakýlmasý sonrasýnda ihalede  160.125,00 TL  bedelli Behsat KILIÇ'ýn teklifinin tek teklif olarak kaldýðý, 19.12.2013 tarihli ihale komisyon kararý bu teklifin geçerli teklif olduðu kabul edilerek ihalenin bu istekli üzerinde býrakýlarak sonuçlandýrýldýðý,

Anlaþýlmýþtýr.

Söz konusu ihalede, 5 adet ihale dokümaný satýn alýnmasýna raðmen ihaleye 3 teklif verildiði, üç isteklinin tekliflerinin de yaklaþýk maliyetin üzerinde olduðu, bu tekliflerden ikisinin çeþitli nedenlerle deðerlendirme dýþý býrakýlmasý sonrasýnda kalan tek teklifin geçerli teklif olarak belirlendiði ve ihalenin de bu isteklinin üzerinde býrakýldýðý, ihale üzerinde býrakýlan isteklininteklifin bedelinin de yaklaþýk maliyetin% 12,87 oranýnda üzerinde olduðu  hususlarý 4734 sayýlý Kanunun 5 inci maddesinin 1 inci fýkrasýndaki  "Ýdarelerin, bu Kanuna göre yapýlacak ihalelerde; saydamlýðý, rekabeti, eþit muameleyi, güvenirliði, gizliliði, kamuoyu denetimini, ihtiyaçlarýn uygun þartlarla ve zamanýnda karþýlanmasýný ve kaynaklarýn verimli kullanýlmasýný saðlamaklasorumlu olduðu" hükmü açýsýndan deðerlendirildiðinde,

                  4734 sayýlý Kanunun 5 inci maddesinin 1 inci fýkrasýndaki; hükmü açýsýndan ihaleye yeterli katýlýmýn olmadýðý, kaldý ki Kurul çoðunluðu uyarýnca teklifinin deðerlendirmeye alýnmasý kabul edilen isteklinin teklif bedelinin de yaklaþýk maliyetin üzerinde olduðu göz önüne alýndýðýnda, ihalede rekabetin saðlanamadýðý görülmüþ olduðundan, söz konusu ihalede, 4734 sayýlý Kamu Ýhale Kanununun 5 inci maddesinde belirtilen ilkeler uyarýnca yeterli fiyat rekabeti saðlanamadýðý gerekçesiyle ihalenin iptaline karar verilmesinin uygun olacaðý, deðerlendirilmiþtir.

                      Açýklanan nedenlerle;   baþvuru sahibinin itirazen þikayet baþvuru dilekçesine konu ettiði iddiasý kapsamýnda yapýlan incelemeye göre 4734 sayýlý Kamu Ýhale Kanununun 5 inci maddesinde belirtilen ilkeler uyarýnca ihalede yeterli fiyat rekabeti saðlanamadýðý gerekçesiyle "Ýhalenin iptaline" karar verilmesinin uygun olacaðý yönündeki düþüncem ile, bu hususa iliþkin Kurul çoðunluðunca alýnan "Düzeltici iþlem belirlenmesine"niteliðindeki karara katýlmýyorum.