Noter tarafından “örnektir” şerhi taşıyan imza beyannamesinin sureti ile ihaleye katılınabilir mi?

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karayolları Genel Müdürlüğü, Program ve İzleme Dairesi Başkanlığıtarafından belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılması planlanan ve 29.05.2013tarihinde ön yeterlik değerlendirmesi yapılan "Kömürhan Köprüsü, Bağlantı Tüneli İle Yolu Yapım"� ihalesine ilişkin olarak Zdl Mad. Yapı İmalat San. ve Tic. A.ş�. & İntekar Yapı Turz. Elk. İnş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. & Makyol İnş. San. Turz. ve Tic. A.ş�. & Gülermak Ağır San. İnş. ve Taah. A.ş�. Ortak Girişimi"nin 11.07.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.07.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.07.2013tarih ve 24933sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.07.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

                      Başvuruya ilişkin olarak 2013/2745sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, iş ortaklıklarının özel ortağı olan Gülermak Ağır San. İnş. ve Taah. A.ş�.ne ait noter onaylı imza sirkülerinde, anılan belgenin aslına uygun olduğunu gösterir bir şerh taşımadığı gerekçesiyle ön yeterlik başvurularının değerlendirme dışı bırakıldığı, halbuki anılan belgede yer alan “ÖRNEKTİR” ibaresinin “Aslının Aynıdır” ibaresinin yerine geçen ve belgenin aslına uygun olduğunu gösterir bir şerh olduğu, anılan belgede onayı bulunan Ankara 54. Noterliğinden almış oldukları yazıda rutin uygulama olarak çoğaltılan belgeler üzerine Noterlik Kanunu’nun 98′inci maddesi uyarınca “ÖRNEKTİR” kaşesi bastıkları, belgenin asıl belgeden çoğaltılmaması durumunda aynı Kanun maddesi uyarınca belge üzerine şerh düşüldüğü, belge üzerine ayrıca şerh düşülmemesi durumunda belgenin asıl belgeden çoğaltılmış olduğunun kabulü gerektiği hususlarının ifade edildiği, netice itibariyle ön yeterlik başvurularının bahse konu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının hukuken isabetli olmadığıiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Ön Yeterlik ş�artnamesi"nin 2"nci maddesinde ihale konusu işin adının "Kömürhan Köprüsü, Bağlantı Tüneli İle Yolu Yapım İşi"� şeklinde belirtildiği, 7.1"inci maddesinde "Adayların aşağıda yer alan belgeleri, ön yeterlik başvuruları kapsamında sunmaları gerekir:

...

b) Ön yeterlik başvurusu yapmaya yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;.

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri.

...

d) Vekaleten ön yeterliğe katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ön yeterliğe başvurmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi."� düzenlemesinin, 7.8"inci maddesinde "7.8. Yeterlikleri tespit edilen adaylar arasında 7.9. maddesinde belirtilen kriterlere göre yapılan puanlamaya göre oluşturulan sıralama sonucunda ilk 6 sıradaki aday listeye alınacak ve teklif vermeye davet edilecektir.

7.8.1. Ön yeterlik kriterlerini sağlayan adaylardan listeye alınacakların belirlenebilmesi için adayların ekonomik ve mali yeterlikleri ile mesleki ve teknik yeterlikleri, 7.9. maddesinde belirtilen kriterlere göre puanlanmak suretiyle en yüksek puandan başlanarak liste oluşturulur. Puanların eşit olması nedeniyle listeye alınacak aday sayısının öngörülen sayıyı aşması halinde, eşit puana sahip adayların tamamı listeye alınır.

7.8.2. Yeterliği tespit edilen aday sayısının, listeye alınarak teklif vermeye davet edilecek aday sayısından daha az olması durumunda, yeterliği tespit edilen aday sayısının en az beş olması kaydıyla, yeterlikleri tespit edilen tüm adaylar teklif vermeye davet edilecektir."�düzenlemesinin bulunduğu görülmüştür.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği"nin "Belgelerin sunuluş şekli"� başlıklı 31"inci maddesinde "(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2)   Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır"� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır"� şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir."�hükmü bulunmaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmü doğrultusunda, İdari ş�artname"nin 7.10"uncu maddesinde adayların ön yeterlik başvuru dosyaları kapsamında, ön yeterlik belgelerinin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini sunmak zorunda oldukları, noter onaylı olarak sunulacak belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır"� veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanların geçerli kabul edilmeyeceği, adayların belgelerin aslı yerine son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür"� veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilecekleri belirtilmiştir.

Başvuru sahibi Zdl Mad. Yapı İmalat San. ve Tic. A.ş�. & İntekar Yapı Turz. Elk. İnş. San. ve Tic. Ltd. ş�ti. & Makyol İnş. San. Turz. ve Tic. A.ş�. & Gülermak Ağır San. İnş. ve Taah. A.ş�. İş Ortaklığı"nın ön yeterlik başvurusu özel ortak Gülermak Ağır San. İnş. ve Taah. A.ş�.nin Ön Yeterlik ş�artnamesi"nin 7.1"inci maddesinin (b) bendinin 2 numaralı alt bendi gereği sunmuş olduğu noter onaylı imza sirküsü suretinin anılan ş�artname"nin 7.10"uncu maddesine aykırı bir şekilde aslına uygunluğunu belirten bir şerh taşımadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

ş�ikâyet konusu göz önünde bulundurularak, incelemenin sağlıklı bir şekilde neticelendirilmesini teminen yazı ile idareden başvuru sahibinin ön yeterlik başvurusunda sunmuş olduğu imza sirkülerinin asılları istenilmişolup, idarenin cevabi yazısı ekinde yer alan, şikâyet konusu belge incelendiğinde, anılan belgenin Ankara 41. Noterliği tarafından 10.10.2012 tarihli ve 32813 yevmiye numarası ile tanzim edilmiş olan imza sirkülerinin Ankara 54. Noterliği tarafından 07.05.2013 tarihli ve 19722 yevmiye numarası ile onaylanmış örneği olduğu, belgenin ön ve arka yüzünde tasdik numarasının, noter onayının ve "ÖRNEKTİR"� ibaresinin yer aldığı; ancak, söz konusu belgenin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımadığı tespit edilmiştir.

13.07.1976 tarih ve 15645 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliği"nin örnek verme şekillerini düzenleyen 95"inci maddesinin (a) bendinde ibrazdan örneğe ilişkin olarak; "İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. ibraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır."� hükmüne yer verilmiştir.

Türkiye Noterler Birliğinin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında "İLGİ: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.

İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği" nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu" nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,

Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği" nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir..."�açıklaması,

15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında "İLGİ: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,

2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı,

Genel yazılarımız.

İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği"nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği"nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu"nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;

...İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine...karar verilmiştir..."�açıklaması,

Anılan meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de "İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu’nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,
…İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine… karar verilmiştir..."� açıklaması yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmüne göre ibrazdan çıkarılan örneklere "ibraz edilenin aynıdır"� ibaresini kapsayan bir şerh konulması gerekmektedir. Öte yandan, Noterler Birliği"nin anılan yazılarından, ibrazdan örnek çıkarma işlemlerine ilişkin olarak, noterlerce, ibraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına "ibraz edilen aslının aynıdır"� veya "iş bu suret aslına uygundur"� şeklinde şerh konulabileceği anlaşılmaktadır.

Ancak, şikâyet konusu imza sirküsü örneğinde ne anılan Yönetmelik gereği ibrazdan çıkarılan örneklere konulması gereken "ibraz edilenin aynıdır"� ibaresini kapsayan bir şerh, ne de Noterler Birliği"nin söz konusu yazılarında ibraz edilenin asıl olması kaydıyla ibrazdan çıkarılan örneğin üzerine konulmasının mümkün olduğu ifade edilen "ibraz edilen aslının aynıdır"� veya "iş bu suret aslına uygundur"� şeklinde şerhlerden biri bulunmamaktadır. Dolayısıyla belgenin bu yönüyle de mevzuata uygun olmadığı anlaşılmaktadır.

Netice itibariyle, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği"nin ve Ön Yeterlik ş�artnamesi"nin anılan maddelerinde noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu hususu açıkça düzenlendiğinden, aslına uygunluğuna dair herhangi bir şerh taşımayan şikâyet konusu belgenin ihale komisyonunca geçerli belge olarak kabul edilmemesi işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65′inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54′üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.